Ausgabe 05-2012
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Digitale Zeiterfassung: Eine echte Gewissensfrage

Tu ich’s oder tu ich’s nicht? Diese Frage ist für den Unternehmer eine grundsätzliche, wenn es um die Einführung von digitalen Zeiterfassungssystemen geht. Schließlich steht auch der Betriebsfrieden auf dem Spiel. Doch je größer das Unternehmen ist, desto eher lässt sich die Anschaffung begründen und desto weniger ist Vertrauen als Kontrollmechanismus ausreichend.

Die meisten Unternehmen erfassen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nach wie vor über die Stundenzettel – in der Regel über handschriftlich verfasste. Gerade in kleinen Unternehmen ist das auch oft ausreichend und wird möglicherweise auch ausreichend bleiben. Denn je übersichtlicher die Struktur ist, desto besser lässt sich auch für den Chef nachvollziehen, wer was und wann gemacht hat. Deswegen lässt sich auch kaum pauschal sagen, ob die Einführung einer digitalen Zeiterfassung gut oder schlecht ist. Wird sie in Abstimmung mit den Mitarbeitern angeschafft und richtig in den Betriebsalltag integriert, kann sie aber für alle Beteiligten ein Erfolgsmodell sein.

Wenn etwa viele kleine Baustellen und Einzelleistungen erfasst werden müssen, sinkt der Aufwand, die Arbeitszeiten in Stundenzetteln zu erfassen, wenn wenige Tastendrucke reichen, um den Start und das Ende einer Leistung zu dokumentieren. Gibt es dann auch noch eine automatische Ortung der Position, wird die Nachvollziehbarkeit deutlich gesteigert und der Schreibaufwand gesenkt.

Auch bei Kolonnen, die oft und viel fahren, steigert die Zeiterfassung die Transparenz; ganz besonders für den Chef. Der erhält nicht nur einen genauen Überblick über die Fahrzeiten, sondern kann diese auch gegenüber dem Kunden und den Mitarbeitern dokumentieren. Geht er dann noch fair mit den Mitarbeitern um und gönnt ihnen wie Hans-Jörg Kiesewetter von ProNatur in Metzingen (DEGA GALABAU 10, S. 24) die Einkaufspausen beim Meistermetzger auf der Strecke, sollte das System auch bei den Mitarbeitern Akzeptanz finden. Schließlich sollten sie wissen, dass es um die Rentabilität ihres Unternehmens und damit um die Zukuft ihres Arbeitsplatzes geht. Zudem ist ihnen im Vorfeld bekannt, dass ihr Verhalten nachvollziehbar wird.


Kein Instrument der Mitarbeiter-Kontrolle!

So sollte es überhaupt bei der Zeiterfassung zuallerletzt um die Kontrolle der Mitarbeiter gehen. Ist das Vertrauensverhältnis gestört und die Einsicht in die Notwendigkeit rentabler Leistungserfüllung nicht gegeben, wird auch die Zeiterfassung das Unternehmen nicht rentabler machen. „Vertrauen ist ein Grundsatz unserer Firmenphilosophie“, sagt etwa Torsten Hainmüller aus Radolfzell. So sollte es auch sein und dieser Grundsatz muss bei der Einführung der neuen Technik auch ganz groß über allem stehen; am besten untermauert durch eine frühe Einbeziehung der Belegschaft in den Anschaffungsprozess und eine größtmögliche Transparenz in die Überlegungen, was die Technik für den Betrieb leisten soll.

Viel wichtiger nämlich als für die Kontrolle der Mitarbeiter ist die digitale Zeiterfassung für die Vereinfachung der Abläufe, für die Entlastung der Mitarbeiter, für die Präzision der Daten von der Baustelle, für die Behebung von Organisationsfehlern und für die Dokumentation und Beweisbarkeit von Abläufen. Bei all diesen Aufgaben können digitale Zeiterfassungssysteme nämlich Hilfestellung leisten, wenn sie richtig eingeführt und eingesetzt werden.

Besonders interessant ist die digitale Zeiterfassung geworden, seit sich komplexe Handys, Smartphones und Tablet-PCs zum Bestandteil unser aller Grundausstattung entwickelt haben und viele Menschen besser SMS tippen können als handschriftliche Vermerke verfassen. Für diese Leute ist eine Handy-Eingabemaske allemal besser als ein ausgedrucktes Formular. Da Handys zudem zugleich Zeit und Ort erfassen können, ist auch die Datenerfassung für die Mitarbeiter wesentlich erleichtert. Zumal das Ausfüllen auch mobil geschehen kann.

Dass wir uns mit der Erleichterung unserer Arbeit durch die EDV auch alle in einem schleichenden Prozess zunehmend haben überwachbar machen lassen, haben die meisten von uns mittlerweile einfach hingenommen, ohne uns täglich die ganze Bandbreite der Konsequenzen zu vergegenwärtigen. Die Zeiterfassung ist da ein weiterer Schritt, unsere Arbeitsabläufe transparenter zu machen. Solange sie aber im Betrieb nicht als Überwachungsinstrument eingeführt wird, kann es gute Gründe geben, digital zu werden; auch für die Mitarbeiter. Dann sollte auch der Betriebsfrieden durch die Einführung nicht in Gefahr geraten. Vertrauen und Kommunikation, die Einbindung der Mitarbeiter und größtmögliche Transparenz helfen, ihn zu sichern.

Tjards Wendebourg, Redaktion DEGA GALABAU

(Zeiterfassung ist Schwerpunktthema von DEGA GALABAU, Ausgabe 10/2011)

DEGA GALABAU online, 27.9.11

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