Nutzen Sie digitale Zeiterfassung?

Mehr davon!

Wir haben zahlreiche Zuschriften bekommen, die Sie vollständig und ungekürzt lesen können auf www. dega-galabau.de/ blitzumfrage

Große Zweifel am Nutzen

Blattwerk nutzt für die Zeiterfassung keine digitalen Geräte, sondern greift auf den klassischen Tagesbericht in Papierform zurück. Wir beobachten den Markt. Im Moment überzeugen uns die Versprechungen der verschiedenen Anbieter noch nicht. Unsere Bedenken: Wollen wir wirklich jeden Vorarbeiter so schulen, dass er die Zeiterfassung digital vornehmen kann? Ist es weniger Arbeit, diese Erfassungen durch das Büro auf Fehler zu überprüfen? Spart das tatsächlich Arbeit? Wie gut deckt eine Softwarelösung Arbeitsvorgänge ab, die nicht im Vorfeld standardisiert und definiert wurden? Unsere Erfahrung ist, dass der Gärtner auch deswegen Gärtner geworden ist, weil er handwerklich arbeiten und sich nicht mit allzu viel digitaler Technik auseinandersetzen möchte. Funktioniert dann das digitale System nicht, können die Probleme meist nicht vom Anwender selbst behoben werden. Dann braucht es ohnehin wieder Papier und Stift. Beim Schreiben von Tagesberichten unterlaufen auch den erfahrensten Mitarbeitern immer noch Fehler. Wir schulen in diesem Bereich konsequent von Beginn der Ausbildung an. So mancher wird hoffen, dass die digitale Erfassung diese Probleme beseitigt. Daran glaube ich nicht.

Stefan Böhm ist Geschäftsführer bei Blattwerk Gartengestaltung in Stuttgart.

Möchte digitale Zeiterfassung einführen

Wir haben derzeit 13 Mitarbeiter und machen die Zeiterfassung noch handschriftlich. Hierzu haben wir zwei Vorlagen. Einmal die „Stundenzettel", die für Zeiterfassung der Lohnabrechnung und Überstundenkonten genommen werden. Zum anderen die Baustellentagesberichte, die wir zur Abrechnung und Nachkalkulation nehmen. Diese Aufzeichnungsstruktur hat sich bei uns mit der Zeit so ergeben, da diese mit unseren vier Standbeinen der Planung, Gestaltung, Pflege und Winterdienst gut vereinbar ist. Trotz alledem zählt dies in Zukunft als Baustelle, die ich angehen werde, weil ich die Zeiterfassung gerne digital über Smartphone einführen möchte. Das nötige Modul unserer Branchensoftware haben wir auch schon zur Nachkalkulation im Haus; jetzt geht es nur noch darum, dies mobil umzusetzen.

Benjamin Friedel führt einen Landschaftsbaubetrieb in Hirschaid.

Froh über Umstellung

Wir haben seit September 2017 auf „edtime" umgestellt. Das ist ein kleines, aber feines Programm. Die Mitarbeiter sehen immer ihre Zeit-, Urlaubs- und Krankzeitkonten. Auch die Urlaubsplanung lässt sich viel leichter überblicken. Wir sind sehr froh, umgestellt zu haben.

Susanne Bürkert führt einen Betrieb für Gartenpflege in Tübingen.

Noch konventionell unterwegs, wollen aber umstellen

Wir sind noch konventionell unterwegs, möchten aber gerne auf digital umstellen. Es liegen bereits technische Lösungen und Angebote von unserem IT-Anbieter vor, allerdings scheuen wir uns noch vor dem Aufwand der Umstellung. Letztendlich ist es auch die Unsicherheit: Wie funktioniert das und ziehen alle Mitarbeiter mit? Abgesehen von den Kosten. Zurzeit schreibt jeder Mitarbeiter selbst seine Rapporte (spezielles Formblatt). Das GaLaBau-Büro wird immer komplexer, insofern versprechen wir uns durch eine digitale Verknüpfung (Zeiterfassung Personal, Maschinen und Material) mit unserer Software eine deutliche Zeitersparnis und effektiveres Arbeiten im Büro.

Andreas Ohlde ist Chef eines Betriebs in Hünfelden.

Sehr große Erleichterung

Wir erfassen die Stunden digital, ebenso die Lieferscheine, und das alles positionsgenau, damit wir auch mit der Nachkalkulation ordentlich arbeiten können. Dies ist eine sehr große Erleichterung, da wir alles auf Knopfdruck vor uns haben. Das hat auch den Vorteil, dass die Mitarbeiter auch jede Minute bezahlt bekommen.

Christian Albrecht führt einen Betrieb in Oberhaid.

Eine lohnende Investition

Seit zweieinhalb Jahren nutzen wir die mobile Erfassung von Dataflor. Die Vorarbeiter haben Tablets mit dieser Software, worüber die Stunden, Material, Geräte und Baustellenberichte eingegeben werden. Dadurch sparen wir im Büro monatlich im Durchschnitt 16 Stunden im Vergleich zur Eingabe der handschriftlich geschriebenen Tagesberichte. Die Daten werden freitags per USB-Stick im Büro abgegeben und innerhalb von Minuten ins Dataflor-Business-Programm eingelesen. Von dort werden die Stunden als Datei an unser Lohnbuchhaltungsbüro gesendet. Fehler werden vom Programm markiert, wodurch diese auch direkt auffallen und behoben werden können. Außerdem haben die Mitarbeiter auf der Baustelle immer eine Übersicht, welche Stunden sie eingegeben haben und welche noch fehlen. Da mithilfe der Tablets noch viele weitere nützliche Funktionen zur Verfügung stehen, ist das eine absolut lohnende Investition gewesen und für jeden nur zu empfehlen.

Sebastian Kretz ist Geschäftsführer eines GaLaBau-Betriebs in Dillenburg.

Plan: Digitale Baustellenakte

Als noch recht junge Firma arbeiten wir noch an dem optimalen System für die Erfassung von Arbeits- und Maschinenzeiten. Bisher füllen unsere Baustellenleiter am Ende des Tages die Akte aus und tragen auch die Nutzung von Maschinen ein. Im Büro werden dann diese Zeiten eingegeben und als Grundlage für die Abrechnung verwendet. Zukünftig möchten wir das Ganze aber über eine Modulerweiterung unserer Software (Mexxsoft X1) erweitern, sodass Arbeitszeiten und Maschinen per Tablet nach Baustellenende erfasst werden können und direkt im Programm vorliegen. So hat man schnell eine Auswertung der Stunden und des Maschineneinsatzes und durch Fotofunktion etc. wird das Ganze zur digitalen Baustellenakte.

David Gray ist Chef der Firma Gray’s Garden Team in Kreuzau.

Verständlich muss es sein

Seit einem Vierteljahr haben wir auf die elektronische Zeiterfassung umgestellt und positive Erfahrung gemacht. Es hat anfangs viel Mühe und eine gewisse Überzeugungsarbeit gekostet. Aber die Mitarbeiter sehen die Vorteile in diesen Programmen. Wichtig ist: Die Medien/Software müssen leicht zu bedienen und verständlich sein. Bei uns haben die Vorteile überwogen, gerade für unsere ausländischen Mitarbeiter ist es einfacher geworden. Es fällt zum Beispiel nach Feierabend Schreibarbeit (Stundenzettel) weg. Für unsere Personalverantwortliche und die Nachkalkulation ist leicht nachzuvollziehen, wo und bei welchen Baustellen die Mitarbeiter waren.

Steffen Zufahl führt einen GaLaBau-Betrieb in Gottmadingen.

App funktioniert gut

Wir erfassen die Zeiten auf den Baustellen mit der App Time von Dataflor seit etwa drei Monaten. Maschinenstunden werden nicht erfasst. Nach kurzer Einarbeitung in die App läuft es mittlerweile sehr gut. Auch das Schreiben von Rapporten mit der App funktioniert sehr gut und kann sofort vom Kunden unterschrieben werden. Lediglich das Erfassen am Rechner könnte etwas übersichtlicher sein.

Uwe Müller führt eine Firma für Gartenpflege in Mendig.

Zählerstände fotografieren

In meinem Betrieb wird der Zählerstand der Maschine vor und nach dem Transport mit dem Smartphone fotografiert, per E-Mail ins Büro geschickt und dort im Kundenordner abgelegt. So werden die Maschinenstunden auf Zehntel genau abgerechnet und das Foto dient mir als Beleg. Deshalb habe ich auch Rüttelplatte und Stampfer mit Stundenzählern ausgerüstet. Der nächste Schritt ist die Nachrüstung der Motor- und Akkugeräte für die Pflege.

Jochen Keller ist Chef eines Betriebs in Wehrheim.