Digitalisierung: Wie weit sind Sie?
Nutzen Sie eine Kundenbeziehungssoftware (CRM), Totalstation, GPS und Co.? Wie kommen Daten ins Büro und wie werden sie dort gespeichert? Haben Ihre Mitarbeiter Smartphones oder Tablets? Wie gehen Sie mit der DSGVO um?
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Umstellung ist in vollem Gange
Gerade haben wir den Antrag für Digitalbonus Bayern abgeschickt, und nun steht der Digitalisierung bei der Achhammer Gärten GmbH nichts mehr im Weg. Es gibt Monat für Monat finanzielle Zuschüsse vom Freistaat Bayern, damit die Digitalisierung von klein- und mittelständischen Unternehmen voranschreitet. Diesen Antrag kann jedes kleine Unternehmen stellen, unabhängig von der Branche.
Das haben wir für unsere Firma beantragt. Es ist eine monetäre Entlastung von bis zu 10000 Euro pro Betrieb. Vor der Digitalisierung findet in unserer Firma ein ausführlicher Prozess statt, in dem alle Arbeitsschritte definiert und systematisiert werden. Somit findet bei Achhammer eine Schritt-für-Schritt-Digitalisierung statt. Um alles einigermaßen reibungslos im laufenden Betrieb stemmen zu können, haben wir uns einen Digitalisierungs-Profi an die Seite geholt. Am Ende dieser Digitalisierungsphase sind unsere Bauleiter mit einem eigenen Tablet ausgestattet, mit dem sie dem Head-Office die Daten der Baustellen, Stunden sowie eingescannte Zahlungsbelege weiterleiten. CRM-Systeme (Kundenmanagement-Systeme, Anm. d. Red.) gehören auch zum künftigen Kundenmanagement. Die Buchhaltung wird bereits online getätigt. Pendel-Ordner gehören der Vergangenheit an. Mit diesem ersten Schritt hat das ganze Verändern begonnen und ist jetzt in vollem Gange.
Manuela Achhammer aus Eckental ist Geschäftsführende Gesellschafterin der Achhammer Gärten GmbH, Marketingexpertin und Hochschuldozentin.
Digitaler Austausch erleichtert das Leben, hat aber auch Nachteile
Ich bevorzuge nach wie vor das Telefonieren. Beim Telefonat konzentriere ich mich auf einen Partner/eine Partnerin und deren konkretes Anliegen. Die digitale Kommunikation mit zig Partnern gleichzeitig verwässert den Austausch mehr ins Unkonkrete. Unser digitaler Informationsaustausch per E-Mail, Tablet, Smartphone etc. erleichtert das Leben und ist nicht mehr wegzudenken. Andererseits fällt es an manchem Tag anhand der überbordenden Fülle der eingegangenen Nachrichten, Daten und Bilder schwer, sofort das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen. Und das belastet nicht nur meinen verfügbaren Zeitrahmen. Außerdem erwartet gefühlt jeder immer und sofort eine kompetente Antwort. Das ist nicht leistbar, denn seriöse Antworten benötigen die Nachfrage oder die Recherche. Insofern zeigen sich derzeit noch Grenzen der Digitalisierung.
Die Einführung der DSGVO hat nach meiner Wahrnehmung bei manchen unserer Mitgliedsfirmen zu Verunsicherung wegen der scheinbaren Unübersichtlichkeit sowie Angstmache, von allen, die damit Geld verdienen wollen, geführt. Und andererseits zu Frust wegen des zusätzlichen zeitlichen Aufwandes sowie der Nachweisflut ohne erkennbaren Nutzen für das eigene Unternehmen. Wir wurden zudem häufig gefragt, ob die Umsetzung nicht pragmatischer und vor allem kürzer gefasst werden könnte.
Horst Bergmann ist Geschäftsführer des Verbands Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau Sachsen mit Sitz in Klipphausen bei Dresden.
Traum: Geschäftsvorgang nur einmal erfassen
CRM und Außendarstellung erfolgen bei uns neben einer guten Imagepflege ausschließlich über die Homepage und bis vor kurzem noch über den Newsletter, den wir aber derzeit aufgrund der DSGVO heruntergefahren haben. Zur Kommunikation zwischen Baustelle und Büro: Einteilung der Mitarbeiter über den Messenger Dienst Telegram, Rückmeldung der Baustellen ebenso; zwei Kolonnenleiter nutzen das „Galamobil“ von KS 21 zur Einsicht in den Auftrag (Leistungsverzeichnis, Kundendaten, Erfassung der Tagesberichte und Tagesleistung bzw. Aufmaß zur Abrechnungsvorbereitung); sechs weitere Galamobil-Einheiten sind für das Jahr 2018 beauftragt. Wenn dann alles geliefert werden kann, sind 80% der Baustellen digital verbunden. Daraus erfolgt auch eine Verminderung der Datenablage in Printform. Der Datenfluss von der elektronischen Zeiterfassung zur Lohnbuchhaltung erfolgt natürlich auch elektronisch. Hier gibt es aber noch Abstimmungsbedarf, da wir zum Anfang des Jahres die Steuerberatung nebst Lohnbuchhaltung gewechselt haben und hoffentlich bis Ende Juni alles in ordentliche Abläufe organisiert haben werden. Dann werden auch die Abläufe in der Buchhaltung (Lieferantenrechnung, Versicherungen, ...) nur noch einmal per share Scan erfasst und dann elektronisch weiterverarbeitet. Alles in allem hege ich den Traum, einen Geschäftsvorfall auch nur einmalig zu erfassen, um ihn dann automatisch vom Entstehungszeitpunkt bis Jahresabschluss digital verarbeiten lassen zu können. Das ist nicht so einfach, den Steuerberater mussten wir schon wechseln, aber es wird.
Hans-Christian Eckhardt führt einen GaLaBau-Betrieb in Wuppertal.
Kontakt über Telefon und Whatsapp
Aktuell nutzen wir kein CRM, wäre aber definitiv ein Ziel für die Zukunft. Wir stehen mit dem Kunden trotzdem in regem Kontakt, rufen öfter per Telefon durch oder sind gut per Mail erreichbar. Viele Kunden senden uns auch eine Whatsapp. Bilder und Daten werden über das Handy an den PC übertragen. Diese werden dort dann auf einem Server gespeichert. Mitarbeiter senden Bilder per Whatsapp. Die DSGVO stellt uns vor neue Herausforderungen. Wir bemühen uns natürlich, konform zu sein, dies braucht bei uns aber noch etwas Zeit. Wir fühlen uns leider nicht sehr gut darüber informiert.
Johannes Ivanis leitet ein Planungs- und Gartengestaltungsunternehmen in Donauwörth.
Skepsis gegenüber Digitalisierung
Wir empfinden die zunehmende Digitalisierung nicht unbedingt als Erleichterung, sondern eher als Belastung. Manches wird zwar dadurch vereinfacht, dafür entstehen an anderen Stellen Probleme, die es ohne die Digitalisierung gar nicht gäbe und die man oft ohne externe und teure Hilfe nicht gelöst bekommt. Dennoch kann man sich dieser Entwicklung nicht entziehen. Auch wir nutzen Smartphones und die Cloud, um Bilder und Baustellendaten schnell und unproblematisch ins Büro zu bekommen. Für unsere Büro- und Baustellenorganisation haben wir uns ein einfaches und übersichtliches digitales Netzwerk zusammengestellt, das wir Schritt für Schritt ausbauen, wenn es uns sinnvoll erscheint. Komplexen und umfangreichen Softwarelösungen stehen wir eher skeptisch gegenüber. Wir können hier derzeit noch keinen Vorteil für unsere Unternehmens- und Kundenstruktur erkennen. Die neue Datenschutzverordnung empfinden wir als Bürokratiemonster, das gerade kleinere Betriebe extrem zeitlich belastet und hier niemandem wirklich nützt. Natürlich werden wir den gesetzlichen Vorschriften nachkommen, auch wenn es außer zusätzlicher Arbeit nichts bringt, denn mit den Daten unserer Kunden gehen wir schon immer äußerst sensibel um.
Jürgen Kegler und Mathias Moser betreiben ein GaLaBau-Unternehmen in Haßloch.
Sparsam und vorsichtig
Wir haben die Digitalisierung zurückgestellt wegen der DSGVO. Inzwischen ist das erste Tablet im Probeeinsatz. Aber wir wollen zusehen, dass wir weniger als zehn Datennutzer bleiben, das heißt, es gibt Tablets oder Smartphones auch in Zukunft nur für ganz wenige. Auf dem Endgerät sind dann auch immer nur die Dateien für den aktuellen Auftrag und werden regelmäßig wieder gelöscht.
Karin Nonnenmann und ihr Mann führen einen GaLaBau-Betrieb in Mühlacker.
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