Wohl dem, dessen Auftragsbücher voll sind; Kunden müssen da oft aufs nächste Jahr vertröstet werden. Dennoch gibt es auch Flaute-Zeiten und Betriebe in strukturschwachen Regionen, wo frühzeitige Akquise sinnvoll ist. Wie sorgen Sie für eine kontinuierliche Auslastung? Wie werben Sie für Aufträge, die 2019 anstehen sollen? Wenn Sie mehr als genug Aufträge haben: Wie managen Sie die Kundenanfragen?
Wir arbeiten vorrangig in der Pflege, der Baumpflege und erledigen Reparaturarbeiten in Gärten und sind so ausgebucht, dass wir Aufträge ablehnen müssen, also keine Werbung notwendig ist. Bei uns gibt es A-, B- und C-Kunden, eingruppiert nach Dauer der Kundenbeziehung, Umgang miteinander, Zahlungsverhalten, Attraktivität der Arbeiten, Preis. Und sonst gilt, wer zuerst kommt wird als erster gebucht. Es gibt Kunden, die schon einen Termin buchen, auch wenn der Auftrag noch nicht ausgehandelt ist. Dann werden die Aufträge in unserem Auftragsplanungsprogramm „Meihd“ geplant und sind somit reserviert.
Dirk Häusser ist Fachbereichsleiter bei den Mosaik-Werkstätten für Behinderte in Berlin.
Grundsätzlich ist die Auslastung in unserem Betrieb kontinuierlich hoch. Leerzeiten oder Zeiten, in denen wir eine Flaute haben, gehören Gott sei Dank der Vergangenheit an. In den Anfangsjahren haben wir durch gelegentliche Messeauftritte zum Beispiel in Ingolstadt und Landshut auf Garten- oder Gewerbemessen neues Publikum erschlossen, durch Weiterempfehlungen in diesen Kreisen können wir bis heute sehr gut wirtschaften. Es bleibt natürlich nicht beim einmaligen Kontakt mit unseren Kunden. Mit unserem Gartenmarkt, den wir vor sieben Jahren eingerichtet haben, und mit unserem Pflegeteam, das wir jährlich unseren Kunden anpreisen, bleiben wir immer in Erinnerung. Alle Kunden der letzten Jahre bekommen auch im Frühjahr unsere Frühjahrspost, die jedes Jahr neu aufgelegt wird. Hier werden stets Tipps, Neuerungen und firmeninterne Veränderungen vorgestellt. So bleibt man immer in Erinnerung und hält den Kontakt zum Kunden. Die Empfehlungen bei Bekannten oder Verwandten bleiben dann natürlich nicht aus. Erfreulich ist auch, dass nach nunmehr fast 25 Jahren Firmenbestehen bereits die Kinder der früheren Kunden wieder bei uns Aufträge vergeben. Außerdem haben wir jährlich immer zum selben Zeitpunkt eine Hausmesse mit verschiedenen Ausstellern, Catering, Musik und Vorträgen, die auf unserem Gelände mit Schaugarten stattfindet. So werden stets die Kunden „bespaßt“, halten den Kontakt zu uns und wir haben eigentlich immer eine kontinuierliche Auslastung. Zu Stoßzeiten kommt es aber natürlich immer im Frühjahr und Herbst. Durch unsere Lage zwischen den Städten Landshut, München, Ingolstadt und Regensburg haben wir eh kaum Problem mit der Auslastung.
Die Auswahl der Kunden wird bei uns in den letzten Jahren allerdings immer wichtiger. Wir unterscheiden schon beim ersten Kontakt, ob wir die Anfrage beschleunigen oder eher erst später bearbeiten. Eine Rückmeldung beim Kunden diesbezüglich erfolgt aber zeitnah, damit er Bescheid weiß, wie lange er warten muss, bis es zu einer Ausführung kommen kann. Oft warten die Kunden dann gerne einige Monate länger, wollen aber dann einen Zeitplan für ihr Bauvorhaben, der sicher eingehalten wird. Eine Auslastung von drei bis vier Monaten ist normal, mehr wollen wir gar nicht haben. Besondere Anreize oder Rabatte gibt es bei uns nicht, das lehne ich auch strikt ab. Eine Rabattmarke wie an der Tankstelle oder in Supermärkten ist mir da schon lästig und wird es bei uns nicht geben.
Ludwig Kiermeier führt ein GaLaBau-Betrieb in Attenhofen.
Die Auftragslage macht uns zurzeit keine Sorgen. Aufgrund der langen Trockenheit gehen wir auch davon aus, dass im nächsten Frühjahr zahlreiche Trockenschäden an immergrünen Hecken und Gehölzen sowie Rasenflächen zu beseitigen sind. In erster Linie gehen wir danach, was möglich ist und wo man lieber noch warten kann. Rasenflächen überarbeiten oder erneuern verschieben wir jetzt schon auf nächstes Jahr. Pflanz- und Umpflanzarbeiten versuchen wir jetzt so weit wie möglich nach hinten zu legen. Der Boden ist bei uns bis zu 1 m staubtrocken. Wenn es mal regnen sollte, werden die Niederschläge nicht mal aufgenommen. Die Planung der Teams und Aufträge erfolgt über eine Excel-Tabelle. Bei der Terminvergabe muss man Ruhe bewahren und den Kunden erklären, warum es zurzeit keinen Sinn macht. Die meisten Kunden haben dafür auch Verständnis.Generell sollte man über Winterpreise nachdenken. Aber eher als Aufschlag, da die Belastung für die Mitarbeiter und Geräte wegen des Wetters höher ist. Außerdem sollen ja auch noch Überstunden abgebaut werden.
Nils Jenkel führt den Betrieb Wilstedter Gartenbau in Tangstedt.
Wir generieren einen Großteil unserer Aufträge über unsere beiden Gartencenter. Dort haben wir über 200000 Kundenkontakte im Jahr und können uns den potenziellen Kunden vorstellen. Zudem profitieren wir ebenfalls von der günstigen Konjunktur und sind für 2018 schon fast komplett mit Aufträgen voll. Auch sind einige unserer Gruppen bereits jetzt bis Ende Mai im kommenden Jahr ausgelastet. Um hierbei den Überblick nicht zu verlieren, haben wir eine Bauzeitentabelle mit den einzelnen Baugruppen und Aufträgen mit den entsprechenden Laufzeiten. Hierdurch haben wir stets eine aktuelle Übersicht über unseren Auftragsstand und können unseren Kunden den ungefähren Ausführungstermin nennen. Bei Anfragen und eingehenden Aufträgen bitten wir um Verständnis, dass wir nicht sofort, wie oft gewünscht, beginnen können. Wir arbeiten die Aufträge nach Eingangsdatum der Reihe nach ab.
Florian Uhl ist Prokurist bei der Gärtnerei Herbert Wörner in Diedorf.
Ein Auftragsloch für das kommende Frühjahr sehen wir derzeit nicht kommen. Aufträge, die wir jetzt akquirieren können, erhalten eine Preisgarantie bis Ende Mai 2019, wenn der Kunde bereit ist, den Auftrag im Frühjahr ausführen zu lassen. Einen „Winterrabatt“ halten wir nicht für sehr sinnvoll, weil aller Erfahrung nach im Frühjahr wieder genügend Aufträge am Markt sind und die Preise deswegen nicht schlechter sind. Man muss den Kunden nur überzeugen können, dass seine Geduld mit einer Top-Leistung und einem sehr ordentlichen Preis-Leistungs-Verhältnis belohnt wird. Auch Rabatte müssen irgendwo eingepreist werden – oder sie schmälern das Betriebsergebnis.
Erhard Anger ist Geschäftsführer von Anger Gartenanlagen in Freudenstadt.
Die Nachfrage ist in diesem Jahr wirklich sehr stark, sodass wir bis in den April 2019 voll ausgelastet sind. Aufgrund der starken Nachfrage und der Ungewissheit, wie der Winter wird, haben wir für die Witterung die Zeitfenster auch etwas größer gestaltet, um den ein oder anderen Kunden nicht vertrösten zu müssen und nachher zum neuen Saisonstart gleich einen Auftragsstau zu haben. Durch die anstehenden Pflegearbeiten im Winter haben wir hier einige Aufträge, die wir flexibel dazwischenschieben können.
Alexander Tilburgs ist Geschäftsführer bei Tilburgs Garten- & Landschaftsbau in Schmitten im Taunus.
Zurzeit sind unsere Auftragsbücher glücklicherweise gut gefüllt und wir können, gutes Wetter vorausgesetzt, die nächsten sechs Monate durcharbeiten. Wir sprechen immer offen mit unseren Kunden über die Wartezeiten aufgrund der hohen Auslastung. Hier stoßen wir auch in der Regel auf Verständnis. Wir wollen ja schließlich auch gleichbleibende Qualität liefern und nicht anfangen zu pfuschen und zu „huddeln“, um gegebenenfalls noch einen Auftrag mehr mit durchzuziehen. Wir können nur das leisten, was unsere Kapazitäten hergeben. Auch ein ungesundes, schnelles Wachstum des Betriebes möchten wir vermeiden, um Kündigungen in schlechteren Zeiten zu verhindern und unser tolles Team dauerhaft zusammenzuhalten.
Die Art der Aufträge planen wir natürlich der Jahreszeit und Witterung entsprechend, sodass wir auch bei schlechterem Wetter im Winter zum Beispiel noch ein bis zwei Bäume fällen können und dies nicht bereits im Oktober passiert ist. Die Terminvergabe erfolgt nach Auftragseingang. Sicher kann man ein bis zwei Tage mal zwischen größere Projekte schieben. Diese Pufferzeiten sollte man im Auge behalten. Im Großen und Ganzen geht es aber tatsächlich der Reihe nach. Die Pflege ist hier natürlich deutlich wetterabhängiger und somit flexibler zu gestalten. So gab es in diesem Jahr auch bei Großprojekten Tage, an denen morgens erst einmal zwei Pflege-Baustellen gewässert werden mussten bevor es losging. Das hat dann natürlich Priorität. Grundsätzlich wird zu Beginn des Jahres ein grober Pflegeplan erstellt. Um den herum kommen dann die weiteren Aufträge nach Eingang.
Henning Wenderoth führt einen GaLaBau-Betrieb in Leverkusen.
Natürlich können auch wir uns – wie die meisten Kollegen – momentan über volle Auftragsbücher nicht beklagen. Wir sind aber zurzeit in der glücklichen Lage, über genügend qualifizierte Mitarbeiter zu verfügen – in Zeiten des Fachkräftemangels ein wahrer Luxus! So können wir die Aufträge unserer Kunden mit relativ kurzen Wartezeiten ausführen. Manche Kunden sind da richtig überrascht und es kommt relativ schnell zur Auftragserteilung. Auch denke ich, dass die Kunden bei kürzeren Wartezeiten ein wenig „preisunsensibler“ sind, da wir so gut wie keine Nachverhandlungen führen müssen. Unsere Mitarbeiter sind daher in der Regel lediglich zwei bis drei Monate ausgelastet, aber an Folgeaufträgen mangelt es ja Gott sei Dank nicht. Muss ein Kunde lange warten, hat er auch lange Zeit darüber nachzudenken. Dies führt meist zu Änderungen in der Planung oder gar Reduzierungen des ursprünglichen Auftrags.
Jochen Tomann ist Chef eines GaLaBau-Betriebs in Bitz.
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