Nutzen Sie dafür noch analoge Plantafeln oder digitale Hilfsmittel wie Messenger-Dienste, MS-Teams, ein eigenes Programm oder ein Tool der Branchensoftware?
Was oder wieviel sehen Mitarbeiter, wenn sie sich einloggen?
Wie funktionieren die Absprachen und kurzfristigen Änderungen im Plan?
Wir haben schon einige vorgefertigte Systeme ausprobiert, waren aber mit dem Handling und den Kosten dafür nicht zufrieden. Jetzt haben wir uns ein Excel Sheet gebastelt. Darauf ist vermerkt, welche Mitarbeiter, Maschinen und Fahrzeuge zur Verfügung stehen. Man sieht auf einen Blick die gesamte Arbeitswoche mit Baustellen-, Mitarbeiter- und Fahrzeug/Maschineneinteilung. Diese Einteilung wird auf einen Monitor im Sozialraum geworfen. Somit sieht jeder Mitarbeiter, wann er wo mit wem und welchen Fahrzeugen eingeteilt ist. Dort wird auch vermerkt, wer Urlaub hat, krank ist oder welche Werkstatt-Termine anstehen. Bei kurzfristiger Änderung können wir dies sofort im Sheet ändern und haben damit auch jederzeit die Möglichkeit, in die Vergangenheit zu schauen, um etwaige Fragen zu klären. Wir haben rund 25 Mitarbeiter. Jeder kommt damit sehr gut zurecht!
Frank Bechstein führt einen Baumpflegebetrieb in Kriftel.
Analoge Plantafel
Unsere GaLaBau-Abteilung besteht aus 12 Mitarbeitern in fünf bis sechs Kolonnen und pflegt alle Grünflächen der Stadtwerke Krefeld. Für die Einteilung benutzen wir weiterhin eine analoge Plantafel, sodass alle Mitarbeitenden nachmittags im Betrieb sehen können, welche Baustelle für den folgenden Tag geplant ist. Zusätzlich verschicken wir den Plan in einer WhatsApp-Gruppe. Wir mussten jedoch feststellen, dass nicht jeder Mitarbeiter zeitnah in diese Gruppe schaut und dadurch teilweise nicht zur richtigen Arbeitszeit kommt, wenn wir ausschließlich digital informieren. Es beginnen momentan maximal zwei Kolonnen zur gleichen Uhrzeit. Da man leider feststellen muss, dass Fehlzeiten immer mehr zunehmen (glücklicherweise hatten wir bisher keinen Coronafall) und es immer mehr kurzfristige Einsätze zum Beispiel im Straßenbahn- oder Schluff-Bereich gibt, sind wir sehr oft gezwungen umzuplanen. Die Kolonnen sollen möglichst nicht verändert werden. Also planen wir die Baustellen um. Die Einführung einer Software ist aktuell nur zur Erfassung der Arbeitsberichte geplant.
Michael Bodden ist Teamleiter GaLaBau bei der Stadt Krefeld.
Wir nutzen für die Projektplanung einen selbst gestrickten Dispoplan, der online bedient werden kann. So können unsere DisponentInnen unabhängig voneinander am selben Plan arbeiten. Branchenlösungen haben uns nicht überzeugen können. Wir stellen unsere Teams individuell zusammen und viele MitarbeiterInnen arbeiten in Teilzeit und das können die Standardprodukte nicht abbilden. Lediglich die grobe Vorplanung der GaLaBau-Projekte wird über ein Tool der Branchensoftware realisiert. Zudem genießen wir es sehr, den Plan nach unseren Wünschen zu gestalten und mit Informationen, wie Qualifikationen oder Maschinendaten zu ergänzen. Unsere MitarbeiterInnen haben über einen Touchscreen Zugriff auf die Planung. Theoretisch ist das auch aus der Ferne möglich, macht auf einem kleinen Bildschirm aber keinen Spaß. Absprachen bezüglich Maschinenwünsche und Änderungen laufen häufig über die SIGNAL-Gruppen der Abteilungen. Dringendes wird telefonisch geregelt. Krankheitsbedingte Ausfälle werden über unseren E-Mail-Verteiler in der Verwaltung kommuniziert. Das Abändern der Planung bei Ausfällen findet dann meist im Hof statt und wird dann im Plan dokumentiert. Das Improvisieren kann uns kein digitales System abnehmen.
Stefan Böhm ist Chef bei Blattwerk in Stuttgart.
„Wir haben noch kein gut unterstützendes Programm gefunden“
Es gibt bei uns zu jedem Jahr eine Kolonneneinteilung.
Im Januar ist es meist ruhig.
Im Februar kommen dann die Skiunfälle.
Im März der Wechsel, da werden dann Kollegen vom Straßenbau abgeworben.
Im April der Vaterschaftsurlaub
Im Mai der Monat mit den Brückentagen
Im Juni läuft es ganz gut, da sind alle da, aber es gibt Querelen und Unstimmigkeiten, da alle ausgelaugt sind vor dem Urlaub.
Im Juli ist die Zeit des Urlaubbeginns
Im August zieht sich der Urlaubsplan dahin.
Im September sind alle aus dem Urlaub zurück, aber ein Teil ist in Quarantäne. Das ist nicht so schlimm, da die Baustellen nicht wie geplant begonnen werden können.
Im Oktober ist es gut, da läuft es. Nur die neuen Azubis haben mit ihrer persönlichen Ausrichtung Probleme.
Im November kommt wieder ein Monat mit Nässe, Kälte und normalen Krankheiten.
Im Dezember kommen nur die Harten in den Garten.
Der Aufwand ist doch sehr groß. Bei sechs Kolonnen ist immer etwas geboten und am besten hat man dann Springer im System, die mit allen können und immer da sind. Besonders schwer wird es, wenn Vorarbeiter, Maschinisten oder Lkw-Fahrer fehlen. Dann kommt noch die Anpassung ans Wetter, das mit den veränderten Bauzeiten und Lieferproblemen zu koordinieren ist. Und die veränderten Wegezeiten zu den Baustellen zu bewältigen ist schon eine besondere Herausforderung. Uns ist es noch nie gelungen, über einen längeren Zeitraum die Vorplanung 1:1 umzusetzen. Es gibt zu viele Variablen. Ein Auftragsvolumen von 120% bei geplanter Leistung von 85% und Kunden, die flexibel sind, ist die beste Planung. Bisher haben wir noch kein gut unterstützendes Programm gefunden. Wir haben es versucht mit dem tabellarischen Wochenplaner, der händischen einfachen schnellen Liste, wir haben es mit Excel versucht und dem Personalmanager von DATAflor, da muss alles passen und darauf möchten wir aufbauen für mittelfristige Planungen ab einer Woche. Es ist nur schwer umsetzbar, wenn morgens die WhatsApp-Meldung kommt: „Ich bin krank“ oder „Mein Test war positiv“, dann erst den Personalmanager aufrufen, um neu zu planen, wer die Lücke schließt, ist nicht praxisnah.
Wir benutzen das Kanbansystem für Kunden-/Projektverwaltung, das ist sowohl im Büro als auch über App zugänglich. Es ist einfach zu verstehen und zu bedienen und kostengünstiger als integrierte Systeme. Unsere Mitarbeiter können aktuell laufende Projekte einsehen und Daten in Form von Kommentaren und Anhängen ablegen wie zum Beispiel: Die Einteilung der Grobplanung mittels Wochenübersicht, die Feinplanung der Trupps pro Tag mit gemeinsam online bearbeitbarer Tabellenkalkulation pro Kalenderwoche, die Veröffentlichung des Wochenplans auf der thematisch dafür vorgesehenen Gruppe im Messenger. Bei Änderungen/Mitarbeiterausfall wird der restliche Wochenplan einfach erneut in die Gruppe gestellt. Die Arbeitszeiterfassung läuft bei uns per separater App. Das letzte Bauteil: Die Dateien des Büros werden mittels eines Cloudsystems synchronisiert. So bekommen wir auch das Homeoffice hin. Das funktionierte so alles auch schon vor den sogenannten Maßnahmen. Deswegen wurden wir davon organisatorisch kaum betroffen.
Marco Holmer ist Geschäftsführer der Gartenschmiede in Freising.
Wir nutzen galawork. Dabei werden in der langfristigen Projektplanung die Kolonnen und Projekte vorgeplant. Die Wochenplanung übernimmt bei uns jeder Bauleiter in Rücksprache mit seinen Baustellenleitern selbst. In der wöchentlichen Bauleitersitzung werden dann nur die Überschneidungen besprochen und geklärt. Das Ganze fußt auf den verfügbaren Ressourcen. Somit ist es wesentlich, dass die Urlaubsplanung und die Verfügbarkeit von Maschinen und Geräten dort hineinfließen. Im Betrieb hängen Bildschirme, die die Tageseinteilung und den Urlaubsplan darstellen. Über das Internet steht das jedoch auch jedem Mitarbeiter zur Verfügung. Bei kurzfristigen Änderungen morgens zu Arbeitsbeginn (Personal oder Gerät) wird zunächst mit Boardmarker auf die Scheibe vor dem Bildschirm geschrieben. So fällt das jedem auf, der dort drauf schaut. Digital wird es auch nachgeführt, das fällt jedoch nicht so ins Auge. Es gibt sicherlich viele Systeme. Dieses ist für unsere Struktur jedoch sehr gut passend.
Friedrich Klute ist Geschäftsführer seines Betriebs in Sundern.
Wir haben schon verschiedenste Planungstools von Magnettafel über Programm mit Netzplantechnik, Excel-Tabelle, Zettelsammlung, Urlaubskalender für Folienstift, Baustellenlisten, teilweise mit Rechenautomatik über Excel, ausprobiert. Eine kurze Zeit funktioniert es, dann kommt der Sommer und wenn man mal nicht aktualisiert, stimmt nichts mehr. Aktuell machen wir die Planung über den Chef auf Papier und die Mitarbeiter für Gartengestaltung bekommen rechtzeitig vor Ende der Baustelle die nächste Baustelle gezeigt. In der Pflege ist der Vorlauf ohnehin oft kurzfristig. In der Auftragsverwaltung haben wir ein Update bekommen und aktualisieren den Auftragsstatus, sodass verschiedene Listen angeschaut oder ausgedruckt werden können, um nichts zu vergessen. Wir freuen uns, wenn jemand ein gutes, langfristig funktionierendes System empfehlen kann, und übernehmen das gerne.
Karin Nonnenmann, Gärtnermeisterin bei Nonnenmann Garten- und Landschaftsbau, in Mühlacker-Dürrmenz
Wir sind noch kombiniert unterwegs. Im Büro nutzen wir einen Cloud-basierten Kalender, in dem die Zeiten je nach Art (Besichtigungstermine, Grünpflege, Baumpflege, Bürotätigkeiten…) farbig markiert sind und mit möglichst vielen Daten gefüllt werden. Hieraus werden die Tagesrapporte mit den notwendigen Daten gezogen. Informationen, die für den Bauablauf irrelevant, aber für das Büro wichtig sind, können so schnell gefunden werden. Im Kalender wird auch eine Grobplanung geführt. Diese wird dann für die jeweils nächsten Wochen detailliert ausgearbeitet und das Personal, die Fahrzeuge und Maschinen zugewiesen. Die Mitarbeiter bekommen die relevanten Informationen wie Adresse, Ansprechpartner, Pläne und Ausführungsdetails zum Beginn der Baustelle, bei größeren Projekten gibt es eine Besprechung im Vorfeld. Planänderungen durch Ausfall von Mitarbeitern, Problemen bei der Materiallieferung oder anderweitige Änderungen werden kurzfristig per Telefon oder WhatsApp gelöst. Oft werden Restzeiten, wenn zum Beispiel eine Baustelle etwas früher fertig wird, unter den Mitarbeitern direkt kommuniziert und so das Büro entlastet. Wir sind immer wieder am Testen verschiedener komplett digitaler Planungslösungen, haben aber für unsere Betriebsstruktur noch nicht das Richtige gefunden. Bei vier Kolonnen ist die direkte Kommunikation oft das effektivste.
Martin Weller, Team Weller Baum Garten Landschaft in Beilstein
Seit zwei Jahren verwenden wir unsere selbst programmierte App für Organisation und Kommunikation. Wir haben die höheren Kosten für eine eigene Software in Kauf genommen, damit sich das Programm an unsere Arbeitsweise anpasst und nicht andersherum. Die App basiert auf der deutschen lowcode-Plattform Ninox und wurde von uns auf den Namen TOBI getauft. Mit der Software organisieren wir in unserem Neun-Mann-Team alles von A wie Auftragsverwaltung bis Z wie Zeiterfassung – komplett papierlos. Unser Ziel ist die objektbezogene Kommunikation. Das heißt, jede Information ist einem Auftrag, der entsprechenden Lieferadresse und dem jeweiligen Kunden zugeordnet. Alle Gesprächsnotizen, Pläne, Aufmaße und Tagesberichte sind an einem Ort. Keine Daten müssen doppelt erfasst werden oder von einem System in ein anderes übertragen werden. Die Daten lassen sich durch die Such- und Filterfunktion innerhalb von Sekunden finden. Die Übermittlung der Arbeitsstunden an den Steuerberater nimmt maximal zehn Minuten pro Monat ein. Voraussetzung dafür: jeder Mitarbeiter hat seine Zeiten akkurat erfasst. Funklöcher sind kein Problem, die App speichert die wichtigsten Daten offline und aktualisiert sich, sobald das Handy wieder Empfang hat. Ein leerer Akku ist da schon eher schlecht.
Die Baustellenplanung wird noch analog geführt. Die Planung ist nur durch das Büro-Team einsehbar und wird an die zuständigen Mitarbeiter kommuniziert. Die Einteilung der Kolonnen erfolgt bei einem persönlichen Gespräch mit dem Vorarbeiter (bei Krankheit oder bei kurzfristigen Veränderungen wird auch WhatsApp benutzt). Uns ist wichtig, den persönlichen Kontakt mit den Mitarbeitern zu führen und in diesem Zuge auch Probleme oder Änderungen besprechen zu können. Die Baustellen werden digital geführt. (KS21)
Wir nutzen eine selbst entworfene Excel-Tabelle in Form eines Kalenders, in dem in Querspalten die einzelnen Kolonnen eingezeichnet sind und so die zeitliche Länge des Auftrags sofort erkennbar ist und auch leicht änderbar ist. Wird ein Angebot zu einem Auftrag, wird er gleich mit geschätztem zeitlichem Aufwand in die Tabelle eingetragen. Die Excel-Tabelle haben wir selbst entworfen. So können wir auch kleine Aufträge dazwischen schreiben und den Auftrag zur passenden Kolonne platzieren, sobald sich ein Zeitfenster auftut. Hier wird auch in einer extra Zeile anhand des Blockplans eingetragen, welche Lehrlinge in welcher Woche da sind oder auf ÜBA sind. Die Maschineneinteilung erfolgt mit mündlicher Absprache beziehungsweise über unsere WhatsApp-Gruppe, was bei 15 Mitarbeiter noch ganz gut funktioniert. Wir drucken die Tabelle alle zwei Wochen neu aus und hängen sie in den Aufenthaltsraum. Kurzfristige Absprachen werden persönlich in der Dispo jeden Morgen besprochen, da sich ja jeden Tag etwas ändern kann.
Norgard Österle ist Landschaftsarchitektin bei Schwehr GaLaBau in Engen.
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