Wie erfassen Sie Arbeitszeiten und Berichte?
Eine rationelle Betriebsführung und Dokumentation ohne digitale Werkzeuge ist kaum noch denkbar. Bei der Erfassung von Rapporten und den Arbeitszeiten ist die Situation in den Betrieben noch sehr heterogen. Wie läuft das bei Ihnen?
erschienen am 20.01.2025
- Wenn digital: Nutzen Sie ein Marktprodukt oder haben Sie selbst etwas Individuelles programmiert?
- Wie schwierig war die Umstellung, kommen alle damit klar?
- Wenn schriftlich oder per Excel: Haben Sie vor, auf digitale Tools umzustellen?
Wir nutzen seit über zwei Jahren Galawork als Schnittstelle zwischen Büro und Baustelle. Dadurch haben sich nicht nur das Schreiben der Tagesberichte und die Erfassung der Arbeitszeiten verändert, sondern hat es auch maßgeblich zur Digitalisierung beigetragen. Fotodokumentation, Nachkalkulation der Zeitansätze, Personal- und Maschinendisposition sind nur wenige Beispiele. Die Umstellung hat gut funktioniert. Alle Kolonnen sind mit Tablets (inklusive Datentarif) ausgestattet und könnten so jederzeit und überall auf die Projektakten zugreifen und ihre Berichte schreiben, externe Lieferscheine von Warenlieferungen erfassen und interne Lieferscheine schreiben.
von Dominic Daldrup arbeitet im elterlichen Betrieb Daldrup Gärtner von Eden in Havixbeck.
Aktuell arbeiten wir noch analog mit Stift und Papier. Dieses Jahr soll umgestiegen werden auf eine Branchensoftware. Kommende Woche wird Dataflor eingeführt und zukünftig soll damit gearbeitet werden, um die Kommunikation und die Zuverlässigkeit zu erhöhen. Schulung soll stattfinden und auch eine Anleitung beigelegt werden, damit sich der Mitarbeiter simple Fragen selbst beantworten kann. Sollten bei der Benutzung dann weitere Probleme oder Komplikationen auftreten, kann man individuell nochmal nacharbeiten. So ist unser Plan zur Einführung des digitalen Berichtswesens.
von Valentin Haab arbeitet bei Blumen-Haab in Markt Wald.Wir nutzen seit 2022 für die Zeiterfassung sowie Wochen- und Tagesplanung ein digitales Marktprodukt – abgesehen von der Branchensoftware, die wir bereits sehr lange in Gebrauch haben. Die Umstellung hat uns einige Zeit gekostet, gerade die älteren Kollegen tun sich teilweise noch schwer damit, was sich aber durch die digital affinen jüngeren Gärtner ausgleichen lässt. Wir können uns nicht vorstellen, nochmal analog zu arbeiten, auch wenn die Zeiterfassung gerade für die Pflege noch nicht 100 % den Erfordernissen entspricht. Die Erleichterung und Zeitersparnis sind schon eindeutig. Für die Zukunft wünschen wir uns eine integrierte Branchensoftware, die alles abbildet und auch als CRM-Tool anwendbar ist. Hier existiert gerade nichts Branchenspezifisches, sodass wir gerade täglich in vier verschiedenen Anwendungen arbeiten.
von Andrea Jeremias ist Geschäftsführerin beim Landschaftsbaubetrieb Das Reservat in Berlin.
Wir haben im April auf Galawork umgestellt. Der Schritt war einfacher als gedacht. Zwei Kollegen (ein Bauleiter und ein kaufmännischer Mitarbeiter) haben sich der Umstellung angenommen und brannten dafür. Durch die Motivation der Kollegen untereinander lief die Umstellung reibungslos. Jetzt haben wir endlich deutlich verlässlichere Daten, um unsere Projekte nachzukalkulieren beziehungsweise unsere Kalkulationsansätze anzupassen. Die Fotodokumentation ist deutlich einfacher und die Bilder kommen nun auch rechtzeitig in Hülle und Fülle ins Büro. Über die Tablets sind die Pläne, Bestandsbilder und Leistungsverzeichnisse immer auf der Baustelle, und der Ordner wird nicht mehr „vergessen“.
Die Umstellung hat bei uns circa neun Wochen gedauert, bis auch der Letzte komplett autark die Berichte schreiben konnte. Nun können wir es uns nicht mehr ohne digitale Zeiterfassung vorstellen. Nicht nur, dass es einfacher ist, die Daten im Anschluss zu verarbeiten, das Schreiben geht deutlich schneller und wir konnten eine Kollegin im Büro mit anderen Aufgaben betrauen, als „nur“ Tagesberichte zu erfassen und Material zu buchen. Ein ganz klares Ja zur digitalen Zeiterfassung!
von Jochen Seitz ist Geschäftsführer von Seitz Garten- und Landschaftsbau Verwaltung in Mannheim.
Seit einigen Jahren haben wir zu unserer Branchensoftware KS21 das Modul für mobile Endgeräte angeschafft. Diese Anschaffung wurde damals mit einer Förderung der KfW-Bank zu 50 % unterstützt. Mit den Tablets haben die Teams nicht nur die Möglichkeit, die jeweiligen Projektdaten abzurufen, sondern erfassen hierüber auch ihre Arbeitszeiten. Somit entfallen das lästige Nachtragen und Erfassen der Arbeitszeiten. Die gesammelten Daten werden zum Monatsende an die Lohnbuchhaltung per Mail übermittelt. Neben der Erfassung der Arbeitszeit werden auch die Zeiten für die jeweiligen Leistungen je Position hinterlegt, was auch bei einer Nachkalkulation des Projektes genauen Aufschluss gibt, wie es gelaufen ist. Die Umstellung lief relativ problemlos. Während ältere Mitarbeiter sich etwas schwergetan haben, bekamen sie Unterstützung von den Jüngeren. Für einen reibungslosen Ablauf sollte man aber darauf achten, dass man regelmäßig die Updates und Datenaktualisierungen durchführt. Sollte man dennoch mal Probleme haben, ist der Support schnell zur Stelle und hilft via Online-Zugang, damit es keine langen Ausfälle gibt.
von Alexander Tilburgs ist Chef des Unternehmens Tilburgs Gartenpflege & Gestaltung in Schmitten im Taunus.
Unser Unternehmen arbeitet seit circa zwölf Jahren vollständig digital. Grund dafür waren die steigenden Dokumentationsanforderungen unserer Kunden und unser Wunsch nach Datenerfassung und -auswertung. Jährlich fallen circa 55.000 Einzelbuchungen für Prüfungen, Wartungen und Kleinaufträge an. Die Arbeitsvorbereitung und Abwicklung hätten wir mit unserem Büro nicht organisieren können. Deshalb haben wir für diese Aufgaben eine eigene Software entwickelt, die inzwischen auch von Kunden genutzt wird. Gegen eine Branchensoftware sprachen die Kosten und die mangelnde Flexibilität bei Programmerweiterungen.
Zeiterfassung, Regiearbeiten, Meldesysteme, Terminplaner, Geoserver usw. haben wir so an unsere Prozesse angepasst, dass die für uns wichtigen Auswertungen sofort zur Verfügung stehen. Unsere Software ist größtenteils bidirektional, das heißt alle Beteiligten – Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Dienstleister – sind in unsere Prozesse integriert und greifen auf die benötigten Daten zu. Das spart Ressourcen bei der Datenerfassung und den Auswertungen zur Kostenkontrolle. Schulungen für die Software sind nicht notwendig, da wir auf eine niedrige Einstiegsschwelle achten.
Bedarfsanforderungen durch gesetzliche Vorgaben (E-Rechnung) und Schnittstellenkonfigurationen zur Kundensoftware sind für uns kein Problem, sondern eine Chance. Fazit: Die Zeiten der Zettelwirtschaft sind für uns endgültig vorbei. Bei der Entwicklung unserer Software haben wir erkannt, welches Potenzial in den täglichen Geschäftsprozessen steckt, und das nutzen wir für uns. Mit unserer eigenen Software bestimmen wir die Ziele der Anwendung, die Prozesse und die Regeln für die Anwendung. Und wir sind noch lange nicht am Ende.
Klar kann man digitale Tools kaufen. Das ist ja ein Teil unseres Geschäftes neben Baumkontrolle, Baumpflege und Arealpflege. Zu den Kunden zählen vorwiegend institutionelle Anwender wie Caritas, AWO, Kirche und Wohnungsunternehmen von Flensburg bis Regensburg. Privatkunden haben wir keine, obwohl wir da auch Ideen hätten. Es fehlt aber die Zeit, diese Ideen richtig in Form zu bringen. Das müssten dann die Anwender, die Landschaftsgärtner, mit uns gemeinsam machen.
von Frank Rosigkeit ist Inhaber des Betriebs Rosigkeit Grün in Erlangen.
Bei der Die Gollo GmbH nutzen wir das digitale System Dataflor Business in Kombination mit der App Time zur Erfassung von Rapporten und Arbeitszeiten. Die Einführung hat uns dabei geholfen, unsere Dokumentation immens zu verbessern. Insbesondere auf Baustellen konnten wir durch die Softwarelösung eine schnellere und präzisere Informationsweitergabe sicherstellen. Unsere Mitarbeiter haben sich nach einer kurzen Einarbeitungsphase sehr gut an das System gewöhnt und es ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken.
von Cornelius Grimm ist Geschäftsführer von Die Gollo GmbH in Lüneburg.Die Digitalisierung schreitet in vielen Branchen mit großen Schritten voran – nur in der Landschaftsbausoftware scheint die Zeit oft stillzustehen. Unser Betrieb hat in den letzten Jahren zwei Programme ausprobiert: KS21 und Dataflor. Während die Grundfunktionen zwar zufriedenstellend sind, endet es leider genau dort. Die Bedienung ist umständlich, sowohl im Büro als auch unterwegs auf Handys oder Tablets, und die fehlende Cloud-Anbindung zeigt deutlich, dass die Digitalisierung in diesen Unternehmen verschlafen wurde. Warum gibt es noch immer keine Software, die den gesamten Workflow von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung übersichtlich, einfach und effizient abbildet? Aktuell müssen wir auf vier bis fünf verschiedene Programme zurückgreifen, um unsere Prozesse halbwegs digital abzuwickeln – ein frustrierender Zustand, der unnötig Zeit und Ressourcen verschwendet. Eine ideale digitale Lösung für unseren Betrieb würde folgendermaßen aussehen: 1. Digitale Angebotsaufnahme und Vermessung: beim Kunden vor Ort, schnell und einfach per iPad 2. automatische Kundenanlage: Die Adresse und alle relevanten Daten werden direkt ins System übernommen. 3. Angebotserstellung und Versand: Mit wenigen Klicks wird das Angebot erstellt und per E-Mail versendet. 4. Automatische Nachverfolgung: Kunden, die sich nicht melden, werden nach zwei Wochen automatisch kontaktiert. 5. Auftragsbestätigung: Bei Annahme erhält der Kunde eine Bestätigung, ebenfalls automatisiert. 6. Digitale Plantafel: Die Aufgaben werden nahtlos an die digitale Plantafel übergeben. 7. Transparenz auf der Baustelle: Die Mitarbeiter wissen dank digitaler Anweisungen, was zu tun ist, und Materialien sowie Arbeitszeiten werden automatisch erfasst. 8. Tagesberichte vor Ort: Der Kunde unterschreibt den Tagesbericht digital, der Lieferschein wird automatisch per E-Mail verschickt. 9. Rechnungsautomatisierung: Die Rechnung wird direkt aus den erfassten Daten erstellt, der Chef überprüft sie und verschickt sie an den Kunden.
All das sollte in EINEM Programm vereint sein. Die Technik ist längst vorhanden – warum schaffen es Softwareanbieter nicht, sie praxistauglich für den Garten- und Landschaftsbau umzusetzen? Es wird Zeit, dass sich hier etwas ändert, denn eine solche digitale Lösung wäre ein enormer Gewinn für unsere Branche.
von Johannes Kaulen führt einen Garten- und Landschaftsbaubetrieb in Köln.
Im Büro sind wir bereits sehr digital, erfassen seit Jahren alles über das Branchenprogramm. Die meisten Belege kommen digital oder werden gescannt, sodass auch per Fernzugriff gut gearbeitet werden kann. Aber für die digitale Vernetzung von Baustelle und Büro haben wir noch keine zufriedenstellende Lösung. Bei allem, was wir bisher in Betracht gezogen haben, standen die Kosten nicht im Verhältnis zur Betriebsgröße oder die Umsetzung hätte keine wesentliche Erleichterung gebracht. Wir sind weiterhin auf der Suche nach einer guten Lösung.
von Karin Nonnenmann führt mit ihrem Mann einen GaLaBau-Betrieb in Mühlacker.
Wir sind in vielen Bereichen schon lange digital aufgestellt und haben uns oft selbst etwas zusammengebaut. Umso schwerer ist es hier, auf professionelle Systeme umzusteigen, da wir mit unseren Systemen gelernt haben umzugehen, auch wenn es natürlich an einigen Ecken hakt. In manchen Bereichen arbeiten wir auch mit Branchensoftware und ihren Partnern. Bei der Stundenerfassung sind wir weiterhin sehr „old-school“ unterwegs, da es meiner Meinung nach dem Mitarbeiter auf der Baustelle nicht mehr Arbeit aufbürden darf, die im Büro sauber und trocken verarbeitet werden kann. Da unsere Stundenzettel gleichzeitig Rapport und Nachtragsprotokoll sind, ist es für viele Kollegen sehr einfach, alles schnell per Hand zu erfassen. Noch liegt der Stift im Handschuh besser als das Tablet und gleichzeitig wissen wir, dass nächste Generationen das vielleicht schon ganz anders sehen. Deshalb arbeiten wir gerade daran, unseren Rapportzettel zu digitalisieren und mit der Stundenerfassung zu koppeln.
von René Pütz ist Chef eines Landschaftsbaubetriebs in Wipperfürth.
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