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Expertenbrief-Partner galawork

„Wir haben unsere Effizienz um bis zu 50 % gesteigert.“

Die Firma Thümer Landschaftsbau aus Dresden hatten wir bereits in der Mai-Ausgabe von DEGA GALABAU vorgestellt. Katja Thümer-Beyer ist dort für die Pflege zuständig. Hier erzählt sie, wie sie galawork als Verwaltungstool eingeführt haben.

von Andreas Kamp, galawork erschienen am 03.06.2025
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Katja Thümer-Beyer
Katja Thümer-Beyer © Tjards Wendebourg
Andreas Kamp: Wie sahen denn bei Euch die Prozesse vor Einführung des Programms aus und was hat Euch zur Anschaffung bewogen? Katja Thümer-Beyer: Vor der Einführung von galawork hatten wir es mit einer Vielzahl von Programmen – insgesamt sieben – zu kämpfen, darunter eine visuelle Plantafel, Trello und Papiertagesberichte. Ziel war es, die Arbeitsabläufe zu vereinfachen und die Einsatzplanung, Datenerfassung sowie Auswertung zu optimieren. Der Aufwand wurde erheblich verringert, da die Verwendung von nur einem Programm es ermöglicht, Informationen platzsparend und präzise zu erfassen, wodurch die Effizienz um bis zu 50 % gesteigert wurde. Auch die Kommunikation und Transparenz innerhalb des Teams wurden durch die Einführung von galawork verbessert. Andreas Kamp: Wie würdest Du den Einführungsprozess beschreiben? Katja Thümer-Beyer: Die Einführung von galawork war geprägt von intensiven Schulungsmaßnahmen, in denen viele Informationen in kurzer Zeit vermittelt wurden. Die Geschäftsführung kam abends zusammen, um den Mitarbeitenden in den ersten Tagen die nötige Unterstützung bei der Erfassung zu geben. Zu Beginn haben einige Mitarbeitende skeptisch reagiert und mit den Augen gerollt, da die Erfassung in den ersten 14 Tagen durchaus herausfordernd war und bei einigen Mitarbeitenden bis zu 60 Minuten in Anspruch nahm. Doch schnell wurde klar, dass niemand mehr auf galawork verzichten möchte. Rückblickend betrachtet hing die Akzeptanz stark von der Computeraffinität der Mitarbeitenden ab. Andreas Kamp: Wie gestaltete sich denn die Entwicklung danach? Katja Thümer-Beyer: Die Entwicklung, die das Unternehmen mit galawork durchlebt hat, war durchweg positiv. Die Software unterstützt effektiv die vorhandene Struktur und bietet den Mitarbeitenden die notwendigen Werkzeuge zur Planung und Erfassung. Der Austausch innerhalb der galawork Familie – also mit den anderen Anwenderinnen und Anwendern – ist eine wertvolle Ergänzung. Als Vorreiter im Osten Deutschlands haben wir einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung gewagt. Andreas Kamp: Wie wird das Programm aktuell bei Euch genutzt? Katja Thümer-Beyer: Der Umgang der Mitarbeitenden mit galawork hat sich zusehends verbessert. Sie erkennen den Mehrwert, der sich in einer effektiveren Planung und Datenerfassung niederschlägt. Durch den Zugriff auf Bilder und die Möglichkeit zum Austausch und zur Vernetzung können sie ihre Aufgaben besser bewältigen. Auch die Transparenz in der Software wird von den Mitarbeitenden gut angenommen. Sie sehen sofort, ob ihre Arbeitszeiten angepasst wurden oder ihr Urlaub genehmigt wurde. Andreas Kamp: Du kümmerst Dich ja um die Pflege – wie wird das Programm da genutzt? Katja Thümer-Beyer: Ja, das ist ein weiterer Pluspunkt von galawork: Die integrierte Pflegeplanung ist im operativen Geschäft von großem Nutzen. Die Planungen sind flexibler und werden schneller und effektiver durchgeführt. Das Controlling der Aufträge ist nun einfacher, da keine Termine mehr verloren gehen. Andreas Kamp: Wie hat das die Einführung funktioniert? Katja Thümer-Beyer: Die Anpassungen wurden in kurzen Abständen durchgeführt und die Wünsche der Nutzer schnell umgesetzt. Die Mitarbeiter konnten direkt Einfluss auf die Entwicklung nehmen, was den Prozess erheblich erleichtert hat. Andreas Kamp: Wie geht es mit der Digitalisierung bei Euch weiter? Katja Thümer-Beyer: Wir wollen das papierlose Büro realisieren. Derzeit sind Projekte wie die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), der digitale Posteingang (DPE) sowie der Umzug von MS Office in die Cloud in Arbeit. Andreas Kamp: Wenn Du jetzt zurückschaust – was hat Euch die Einführung gebracht? Katja Thümer-Beyer: Insgesamt hat uns die Implementierung einen bedeutenden Schritt auf dem Weg der digitalen Transformation vorangebracht. Das hat sowohl die Effizienz als auch das Arbeitsklima nachhaltig verbessert.
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