Wie organisieren Sie qualifizierte Pflege?

 

Stefan Kessler

Ohne Pflanzenkenntnisse keine gute Pflege

Da Naturgarten für viele Kunden neu ist, empfehlen wir immer mindestens zwei bis drei Jahre Unterhalt oder zumindest regelmäßige Beratung durch den Fachmann. Unsere Kundengärtner arbeiten im Garten sehr selbständig und beraten die Kunden, so dass sich der angelegte Garten richtig entwickelt. Die Terminvereinbarungen, Materialbestellungen und Pflanzenbestellungen werden vom Büro aus gemacht. Dafür sind ich und mein Stellvertreter, Peter Wechsler, zuständig. Ich selber weiß auch über alle technischen Dinge gut Bescheid. Die meisten Pflegegärtner haben ihre Stärken im Gartenunterhalt und benötigen bei baulich-technischen Fragen manchmal die Unterstützung von mir oder unserer Bauabteilung.
Wir haben geplant, die Rapportierung mit Tablets einzuführen. Dies soll dann auch dazu führen, dass unsere Gärtner mehr Infos zur Verfügung und somit mehr Handlungsmöglichkeiten haben (zum Beispiel Termine gleich vor Ort zu vereinbaren). Die Pflanzenkenntnisse sind immer ein Thema. Unsere Kundengärtner haben gute Pflanzenkenntnisse, die meisten haben schon einige Jahre Erfahrung oder haben sich sogar zum Obergärtner weitergebildet. Doch oft, wenn ein Gärtner neu in unsere Firma kommt, fehlen die Pflanzenkenntnisse im Bereich der einheimischen Pflanzen. Dies muss dann rasch gelernt werden, sonst kann die Arbeit nicht richtig gemacht werden. Im Notfall können aber ich und mein Stellvertreter helfen. Auch dies wird mit Tablet einfacher werden, dann kann bei Unsicherheit rasch ein Foto ins Büro gesendet werden.

Stefan Kessler ist Bereichsleiter Gartenunterhalt bei der Winkler & Richard AG aus Wängi/CH.
 

 

Alexander Tilburgs

Festes Pflegeteam und Wartungsverträge

Bei uns im Betrieb gibt es ein festes Pflegeteam, welches nur mit der Grünpflege beschäftigt ist. Ein Großteil unserer Kunden hat einen sogenannten Wartungsvertrag mit uns abgeschlossen, so dass die meisten anfallenden Arbeiten in wiederkehrenden Intervallen ausgeführt werden. Diese Arbeiten finden in der Regel immer am gleichen Wochentag und Uhrzeit statt. Wünscht der Kunde hier noch zusätzliche Leistungen, werden diese eigenverantwortlich mit dem Vorarbeiter des Teams terminiert. Der Vorarbeiter leitet dann den Terminwunsch mit dem Tagesbericht abends ans Büro weiter. Hinzu kommen unsere Stammkunden, die zum Saisonbeginn sowie Saisonende einen Pflegedurchgang wünschen. Im Vorfeld werden die Kunden hierzu angeschrieben und es werden Terminvorschläge vom Büro aus angeboten und in dem Wochenplan der Pflegekolonne zugeordnet.
Wir halten es für wichtig, dass die Pflegekolonne mit mindestens einem gelernten Landschaftsgärtner sowie einem Facharbeiter besetzt ist.Diese werden meistens noch durch eine Hilfskraft unterstützt. Uns allen ist es wichtig, sich mit den Pflanzen und ihren Bedürfnissen auszukennen. Hierzu nutzen wir auch hin und wieder eine Sammlung von Karteikarten mit den meistverwendeten Pflanzen. Es wird in der Woche eine Karte herausgezogen und an die Pinnwand gehängt. Am Ende der Woche wird dann das Wissen abgefragt. Den richtigen und sicheren Umgang mit den Pflegegerätschaften wird allen Beteiligten in einer UVV-Unterweisung vermittelt. Kommt mal ein ausgeliehenes Gerät zu uns in den Betrieb, so finden vor Arbeitsbeginn eine kurze Bedienanleitung sowie Sicherheitsunterweisung statt. Nur so werden Schäden an Mensch und Gerät vermieden. Die Zeiterfassung der Pflegedurchgänge wird auf der Baustelle noch „old-school“ auf Papier im Tagesbericht verfasst. Nach der Abgabe im Büro werden diese dann in unser System elektronisch den Objekten zugeordnet. Mit der Datenerfassung können wir Rückschlüsse ziehen, ob unsere Zeitansätze bei den Pflegeverträgen noch passen, oder ob wir dies anpassen müssen. Wir sind zurzeit in der Überlegung, die Zeiterfassung schon vorab auf einem mobilen Gerät durch die Kolonne zu erfassen. Wichtig ist mir dabei, dass die betreffenden Mitarbeiter die Technik auch annehmen.

Alexander Tilburgs leitet einen GaLaBau-Betrieb in Schmitten/Taunus.
 

 

Fritz Hilgenstock

 

Service-Abo und Pflegeteams

Unsere Pflegeteams werden klassisch von Hand organisiert. Der Jahresplaner gibt einen Überblick, der im Monatsplaner verfeinert wird. Die einzelnen Aufträge werden für Anfang, Mitte und Ende des Monats vorterminiert, so kann auf Witterungseinflüsse und Kundenwünsche (Ferien, Wunschtermine etc.) besser Rücksicht genommen werden. Die Arbeiten mit den entsprechenden Fahrzeug- und Maschineneinsätzen werden in einem „Service-Abo“ grob festgelegt, die Einzelheiten entscheidet dann das Team vor Ort. Es verfügt über die notwendigen Kenntnisse und fachlichen Ausbildungen. Alle geleisteten Arbeiten werden von Hand auf Rapportblöcken erfasst und entweder nach Aufwand oder mit der vereinbarten Pauschale abgerechnet.

Fritz Hilgenstock baut und pflegt Naturgärten in ­Niederuzwil/CH.

 

Karin Nonnenmann

Immer derselbe Mitarbeiter

Wir haben einen Gärtnermeister, der unsere Pflegekunden eigenverantwortlich betreut. Bei Neukunden frage ich am Telefon die gewünschten Arbeiten ab und gebe sie dem Mitarbeiter weiter. Es ist wichtig, dass in der Pflege immer der gleiche Mitarbeiter tätig ist und organisatorisch ist es wichtig, dass die Projekte möglichst wenig Chefbetreuung in Anspruch nehmen. Die Pflege hat bei uns einen hohen Stellenwert, weil die Anzahl der Kundenkontakte und damit der Empfehlungen sehr hoch ist.

Karin Nonnenmann und ihr Mann führen einen GaLaBau-Betrieb in Mühlacker.

 

 

Cölestin Huhn

 

Info über Einteilung per WhatsApp-Gruppe

Die Pflegegruppen, zum Beispiel für Aldi, bestehen aus zwei Personen. Der Vorarbeiter ist angelernt, hat jedoch langjährige Erfahrung in der Pflege. Der zweite Mann/Frau ist meist eine Hilfskraft, manchmal auch ein Azubi. Ein ungelöstes Problem ist der künftig notwendige Sachkundenachweis. Die Azubis werden jedoch von der Pflege weitgehend „verschont“. Die Pflegegruppen für Hausgärten bestehen meist aus drei Arbeitskräften. Das sind feste Gruppen mit mindestens zwei gelernten Landschaftsgärtnern und einer Hilfskraft/Azubi. Ich mache die Einteilung täglich nach Pflegeplan neu – je nach Notwendigkeit, kurze Wege, Witterung, etc. Die Einteilung erhält abends jeder in einer WhatsApp-Belegschaftsgruppe zwischen 18 und 20 Uhr. Technik (Rasenmäher, Freischneider, etc.) steht in ausreichender Zahl zur Verfügung. Durch die tägliche (Neu)-Einteilung wird die optimale Effektivität erzielt.

Cölestin Huhn führt einen GaLaBau-Betrieb in Schlüchtern-Wallroth.

 

Nils Jenkel

Drei feste Pflegekolonnen mit qualifizierten Leuten

Wir haben drei feste Pflegekolonnen mit festen Mitarbeitern laufen. Diese teilen sich die Termine in der Regel frei ein. Einige Kunden haben feste Termine wie den ersten Montag im Monat. Dazu kommen zwei Kolonnen, die kleinere Pflegearbeiten ausführen. Bei uns haben alle Vorarbeiter eine gärtnerische Ausbildung oder sind seit Jahrzehnten bei uns beschäftigt, wobei die meisten aus dem Produktionsgartenbau stammen. Die Geräte und Fahrzeuge sind in der Regel auf die einzelnen Teams abgestimmt.Die Arbeitsberichte werden noch in Papierform ausgefüllt oder in Listen eingetragen. Diese Aufzeichnung ist aber nicht mehr zeitgemäß. Aus diesem Grund sind wir auf der Suche nach einer elektronischen Zeiterfassung. Leider haben wir diese noch nicht gefunden.

Nils Jenkel leitet die Firma Wilstedter Gartenbau in Tangstedt.

 

 

Beate Harembski-Henning

Hilfe zur Selbsthilfe

Wann immer möglich, nutze ich die Begeisterung der Auftraggeber über den neuen Garten, um sie in Pflegegeheimnisse einzuweihen. Das können am Anfang auch zwei bis drei Termine der gemeinsamen Pflege unter meiner Anleitung sein. Bis jetzt haben dann immer die Besitzer die Pflege selbst übernommen - mit der Rückfragemöglichkeit an mich - und haben die Arbeit als neue Bereicherung und Entspannung erlebt.

Beate Harembski-Henning ist Inhaberin der Firma „Nie gesehene Gärten“ in Zühlsdorf, Gemeinde Mühlenbecker Land.

 

Jochen Seitz

Mit Pflege kann man Geld verdienen!

Wir haben die Pflege der Gärtner in unserem Betrieb mittlerweile gut integrieren können. Hier können wir Service bieten, den andere nicht können. Eine lange Bindung an unsere Kunden zahlt sich in barem Geld aus! Der Service- und Pflegeteamleiter organisiert sich komplett selbst. Er macht vor Ort die Besichtigungen, schreibt die Angebote, teilt sein Personal ein. Ebenfalls ist immer ein Azubi in dieser Kolonne, da hier die Pflanzenkenntnisse am besten vermittelt werden. Unser Serviceteam besteht aus einem Meister im Garten- und Landschaftsbau, einem Baumschulgesellen und einem Azubi. Die Werkzeuge und Geräte sind in einem separaten Raum, so dass diese nur für das Pflegeteam zugänglich sind. Die elektronische Zeiterfassung läuft bei uns automatisch. Trotzdem haben wir Tagesberichte bzw. Rapportzettel, da wir auch viele ältere Kunden haben, die gerne ein Blatt Papier in der Hand haben. Wir sind mit der Entwicklung sehr zufrieden. Unser Serviceteam ist über das ganze Jahr in der Privatgartenpflege tätig. Hier kann Geld verdient werden!

Jochen Seitz ist Inhaber eines GaLaBau-Unternehmens in Mannheim-Straßenheim.

 

Jörg Busch

Von der Plantafel zum Tablet

Wir nutzen zur Jahresplanung eine 2 m2 große Plantafel, die nach Kunden und Monaten die erforderlichen Arbeiten per Magneten visualisiert. Eine zeitnahe Wochenplanung erfolgt noch über Tagesbelege, die manuell ausgefüllt werden müssen. Wir sind allerdings dabei, eine Lösung per Tablet mit direkter Unterschriftsmöglichkeit für den Kunden einzusetzen. Die einzelnen Kolonnen arbeiten nach vorgegebenen Tagesbelegen weitgehend eigenständig und werden nur bei neuen und komplizierten Arbeiten vor Ort eingewiesen. 

Jörg Busch führt einen Gartenpflegebetrieb in Aachen und Düren.

 

Torsten Hainmüller

Pflege neu in die Hand genommen

Unser Betrieb hatte aufgrund einer sehr starken Auslastung den Fokus in den letzten Jahren sehr stark auf den hochwertigen Umbau diverser Gartenanlagen. Die Pflege lief so mit und wurde so bisschen parallel betreut. Dies ist mir schon seit längerem ein Dorn im Auge, und so sind wir bereits seit einem halben Jahr erfolgreich, aktiv unsere Kunden langfristig an uns zu binden. Die Pflegekolonnen leiten ausschließlich gelernte Gärtner. Unsere Bau-Mitarbeiter werden laufend geschult, dass sie die Neukunden zu Pflegekunden akquirieren sollen. Die Verantwortung über den wachsenden Pflegekundenstamm übergeben wir nach und nach auf die Vorarbeiter. Wichtig bei so einem Wandel ist die professionelle Ausstattung dieser Kolonnen sowie eine bewusste Mitarbeiterschulung daraufhin, wie hoch der Stellenwert der Pflege ist. Wir wollen unsere gebauten Gärten mit den Jahren formen!

Torsten Hainmüller ist Inhaber der Hainmüller Gartengestaltung in Radolfzell.

Dieter Kleinert

Keine Pflege aufgrund schlechter Preise

Bedauerlicherweise hat sich ein Trend entwickelt, dass nur der Preisgünstigste bei Ausschreibungen Chancen hat. Dadurch ist für uns als GalaBau-Fachunternehmen die Pflege kein Betätigungsfeld. Als Fachunternehmen halten wir uns an tarifliche Vorgaben. Dadurch sind wir zu „teuer“!

Dieter Kleinert ist Geschäftsführer der Firma „Neuer Garten“ in Werder/Havel.

Florian Herrhammer

Selbstständiges Team mit ausgestattetem Fahrzeug

Wir haben ein nur auf Gartenpflege spezialisiertes Pflegeservice-Team, das aus einem Gärtner, einer Landschaftsgärtnerin und einer Zierpflanzengärtnerin besteht. Das Team arbeitet selbständig und organisiert sich selbst, hat ein eigens dafür ausgerüstetes Fahrzeug. Wöchentliche gemeinsame Jour-Fixe gewährleisten, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Dabei werden auch alle weiteren bis dahin aufgelaufenen Informationen ausgetauscht. Das Team führt einmalige Pflegearbeiten bei Kunden ebenso durch wie regelmäßig wiederkehrende Dauer-Pflegearbeiten in verschiedenstem Umfang in Privat-, Firmen- und Hotelgärten. Regelmäßige Fortbildungen und der Austausch innerhalb von Gärtner-von-Eden-Kollegen hilft, bei Pflanzenkenntnissen, Techniken und auch bei einer für den Kunden bestmöglichen Abwicklung und Betreuung immer auf dem neuesten Stand zu sein. Der Pflegeservice-Bereich hat sich in den vergangenen Jahren sehr gut entwickelt und wird auch heuer weiter ausgebaut. Elektronische Hilfen zur Zeiterfassung nutzen wir (noch) nicht.

Florian Herrhammer führt zusammen mit seinem Bruder den Gartengestaltungsbetrieb Herrhammer Gärtner von Eden in Heimenkirch.

 

Viktoria Forster

Privatgartenpflege und gewerblich öffentliche Pflege getrennt

Unser Betrieb ist im Bereich Pflege in zwei Bereiche mit jeweils eigener Bauleitung aufgeteilt: Privatgartenpflege/Service und gewerblich-öffentliche Pflege. Beim Service/Privatgärten besteht ein Team aus zwei Mitarbeitern: jeweils ein Vorarbeiter (Meister oder Landschaftsgärtner mit gleichwertigem Wissensstand) und ein gelernter Gärtner. Häufig ist ein Auszubildender dabei, da es uns wichtig ist, den „grünen“ Teil der Ausbildung zu vermitteln. Im Bereich Service/Privatgärten sind gute bis sehr gute Pflanzenkenntnisse erforderlich, im Bereich gewerblich-öffentlich reichen durchschnittliche.

Einige Kolonnen vereinbaren in Rücksprache mit dem jeweiligen Bauleiter die Kundentermine selbständig. Pflegeintervalle werden durch Bauleiter überwacht. Unsere Gärtner draußen haben mit Hilfe von Übersichtsplänen im Blick, wann und wo der nächste Pflegegang ansteht. Der jeweilige Bauleiter entscheidet, welche Kolonne/welche Mitarbeiter welchen Kunden betreut. Bauleiter und Gärtner besprechen gemeinsam, welcher Maschineneinsatz sinnvoll ist. Es ist wichtig, die Gärtner mit entscheiden zu lassen, damit sie sich maximal verantwortlich fühlen und sich mit ihrer Aufgabe identifizieren. Dies führt zu mehr Eigenengagement.

Zeiten werden manuell erfasst, dann in die EDV eingegeben und entsprechend ausgewertet für die Nachkalkulation und zukünftige Kalkulation. Es gibt einen Übersichtsplan, um den Auftragsvorlauf für das laufende Jahr abschätzen zu können. Das ist wichtig für Termineinhaltung/Termintreue. Zusätzlich gibt es eine Wochenplanung für die anstehende Woche, da sich oftmals noch spontane Änderungen ergeben können.

Viktoria Forster, Leiterin des Bereichs Service/Pflege Privatkunden beim GaLaBau-Unternehmen Forster in Bonn.