Wie managen Sie Kundenanfragen und Auslastung?

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Wir haben zahlreiche Zuschriften bekommen, die Sie vollständig und ungekürzt lesen können auf www. dega-galabau.de/ blitzumfrage

Zeitplan wird sicher eingehalten

Zeiten, in denen wir eine Flaute haben, gehören Gott sei Dank der Vergangenheit an. In den Anfangsjahren haben wir durch Messeauftritte zum Beispiel in Ingolstadt und Landshut auf Garten- oder Gewerbemessen neues Publikum erschlossen. Durch Weiterempfehlungen in diesen Kreisen können wir bis heute sehr gut wirtschaften. Mit unserem Gartenmarkt, den wir vor sieben Jahren eingerichtet haben, und mit unserem Pflegeteam, das wir jährlich unseren Kunden anpreisen, bleiben wir immer in Erinnerung. Alle Kunden der letzten Jahre bekommen auch im Frühjahr unsere Frühjahrspost, die jedes Jahr neu aufgelegt wird. Hier werden stets Tipps, Neuerungen und firmeninterne Veränderungen vorgestellt. So bleibt man immer in Erinnerung und hält den Kontakt zum Kunden.

Erfreulich ist auch, dass nach fast 25 Jahren Firmenbestehen bereits die Kinder der früheren Kunden wieder bei uns Aufträge vergeben. Außerdem haben wir jährlich immer zum selben Zeitpunkt eine Hausmesse mit verschiedenen Ausstellern, Catering, Musik und Vorträgen, die auf unserem Gelände mit Schaugarten stattfindet. So werden stets die Kunden „bespaßt", halten den Kontakt zu uns, und wir haben eigentlich immer eine kontinuierliche Auslastung. Durch unsere Lage zwischen den Städten Landshut, München, Ingolstadt und Regensburg haben wir eh kaum Probleme mit der Auslastung.

Die Auswahl der Kunden wird bei uns in den letzten Jahren allerdings immer wichtiger. Wir unterscheiden schon beim ersten Kontakt, ob wir die Anfrage beschleunigen oder eher erst später bearbeiten. Eine Rückmeldung beim Kunden diesbezüglich erfolgt aber zeitnah, damit er Bescheid weiß, wie lange er warten muss, bis es zu einer Ausführung kommen kann. Oft warten die Kunden dann gerne einige Monate länger, wollen aber dann einen Zeitplan für ihr Bauvorhaben, der sicher eingehalten wird. Eine Auslastung von drei bis vier Monaten ist normal, mehr wollen wir gar nicht haben. Besondere Anreize oder Rabatte gibt es bei uns nicht, das lehne ich auch strikt ab. Eine Rabattmarke wie an der Tankstelle oder in Supermärkten ist mir da schon lästig und wird es bei uns nicht geben.

Ludwig Kiermeier führt ein GaLaBau-Betrieb in Attenhofen.

Pflegeaufträge machen flexibel

Die Nachfrage ist in diesem Jahr wirklich sehr stark, sodass wir bis in den April 2019 voll ausgelastet sind. Aufgrund der starken Nachfrage und der Ungewissheit, wie der Winter wird, haben wir für die Witterung die Zeitfenster auch etwas größer gestaltet, um den ein oder anderen Kunden nicht vertrösten zu müssen und nachher zum neuen Saisonstart gleich einen Auftragsstau zu haben. Durch die anstehenden Pflegearbeiten im Winter haben wir hier einige Aufträge, die wir flexibel dazwischenschieben können.

Alexander Tilburgs ist Geschäftsführer bei Tilburgs Garten- & Landschaftsbau in Schmitten im Taunus.

Geduld für Top-Leistung

Ein Auftragsloch für das Frühjahr sehen wir nicht kommen. Aufträge, die wir jetzt akquirieren, erhalten eine Preisgarantie bis Ende Mai 2019, wenn der Kunde bereit ist, den Auftrag im Frühjahr ausführen zu lassen. Einen Winterrabatt halten wir nicht für sinnvoll, weil aus Erfahrung im Frühjahr wieder genügend Aufträge da und die Preise deswegen nicht schlechter sind. Man muss den Kunden nur überzeugen können, dass seine Geduld mit einer Top-Leistung und einem ordentlichen Preis-Leistungs-Verhältnis belohnt wird. Rabatte müssen irgendwo eingepreist werden, oder sie schmälern das Ergebnis.

Erhard Anger ist Geschäftsführer von Anger Gartenanlagen in Freudenstadt.

Prioritäten nach Kriterien

Wir arbeiten vorrangig in der Pflege und sind so ausgebucht, dass wir Aufträge ablehnen müssen. Bei uns gibt es A-, B- und C-Kunden, gruppiert nach Dauer der Kundenbeziehung, Umgang miteinander, Zahlungsverhalten, Attraktivität der Arbeiten, Preis. Sonst gilt, wer zuerst kommt, wird als erster gebucht. Es gibt Kunden, die schon einen Termin buchen, auch wenn der Auftrag noch nicht ausgehandelt ist. Dann werden die Aufträge reserviert.

Dirk Häusser ist Fachbereichsleiter bei den Mosaik-Werkstätten für Behinderte in Berlin.

Bauzeitentabelle hilft terminieren

Wir generieren einen Großteil unserer Aufträge über unsere beiden Gartencenter. Dort haben wir über 200 000 Kundenkontakte im Jahr und können uns den potenziellen Kunden vorstellen. Zudem profitieren wir ebenfalls von der günstigen Konjunktur und sind für 2018 fast komplett mit Aufträgen voll. Auch sind einige unserer Gruppen bereits jetzt bis Ende Mai ausgelastet. Um hierbei den Überblick nicht zu verlieren, haben wir eine Bauzeitentabelle mit den einzelnen Baugruppen und Aufträgen mit den entsprechenden Laufzeiten. Hierdurch haben wir stets eine aktuelle Übersicht über unseren Auftragsstand und können unseren Kunden den ungefähren Ausführungstermin nennen. Bei Anfragen und eingehenden Aufträgen bitten wir um Verständnis, dass wir nicht sofort, wie oft gewünscht, beginnen können. Wir arbeiten die Aufträge nach Eingangsdatum der Reihe nach ab.

Florian Uhl ist Prokurist bei der Gärtnerei Herbert Wörner in Diedorf.

Wenn Winterpreise, dann als Aufschlag

Die Auftragslage macht uns zurzeit keine Sorgen. Aufgrund der langen Trockenheit gehen wir auch davon aus, dass im nächsten Frühjahr zahlreiche Trockenschäden an immergrünen Hecken und Gehölzen sowie Rasenflächen zu beseitigen sind. In erster Linie gehen wir danach, was möglich ist und wo man lieber noch warten kann. Rasenflächen überarbeiten oder erneuern verschieben wir jetzt schon auf nächstes Jahr. Pflanz- und Umpflanzarbeiten versuchen wir jetzt so weit wie möglich nach hinten zu legen. Der Boden ist bei uns bis zu 1 m staubtrocken. Wenn es mal regnen sollte, werden die Niederschläge nicht mal aufgenommen.

Die Planung der Teams und Aufträge erfolgt über eine Excel-Tabelle. Bei der Terminvergabe muss man Ruhe bewahren und den Kunden erklären, warum es zurzeit keinen Sinn macht. Die meisten Kunden haben dafür auch Verständnis.

Generell sollte man über Winterpreise nachdenken. Aber eher als Aufschlag, da die Belastung für die Mitarbeiter und Geräte wegen des Wetters höher ist. Außerdem sollen ja auch noch Überstunden abgebaut werden.

Nils Jenkel führt den Betrieb Wilstedter Gartenbau in Tangstedt.

Grober Pflegeplan und sonst der Reihe nach

Zurzeit sind unsere Auftragsbücher gut gefüllt und wir können, gutes Wetter vorausgesetzt, die nächsten sechs Monate durcharbeiten. Wir sprechen immer offen mit unseren Kunden über die Wartezeiten aufgrund der hohen Auslastung. Hier stoßen wir auch in der Regel auf Verständnis. Wir wollen ja schließlich gleichbleibende Qualität liefern und nicht anfangen zu pfuschen und zu „huddeln", um gegebenenfalls noch einen Auftrag mehr mit durchzuziehen. Wir können nur das leisten, was unsere Kapazitäten hergeben. Auch ein ungesundes, schnelles Wachstum des Betriebes möchten wir vermeiden, um Kündigungen in schlechteren Zeiten zu verhindern und unser tolles Team dauerhaft zusammenzuhalten.

Die Art der Aufträge planen wir der Jahreszeit entsprechend, sodass wir auch bei schlechterem Wetter im Winter zum Beispiel noch ein bis zwei Bäume fällen können und dies nicht bereits im Oktober passiert ist. Die Terminvergabe erfolgt nach Auftragseingang. Sicher kann man ein bis zwei Tage mal zwischen größere Projekte schieben. Die Pflege ist hier natürlich deutlich wetterabhängiger und somit flexibler zu gestalten. So gab es in diesem Jahr auch bei Großprojekten Tage, an denen morgens erst einmal zwei Pflege-Baustellen gewässert werden mussten, bevor es losging. Das hat dann natürlich Priorität. Grundsätzlich wird zu Beginn des Jahres ein grober Pflegeplan erstellt. Um den herum kommen dann die weiteren Aufträge nach Eingang.

Henning Wenderoth führt einen Betrieb in Leverkusen.

Schnell handeln hat Vorteile

Wir sind in der glücklichen Lage, über genügend qualifizierte Mitarbeiter zu verfügen – ein wahrer Luxus! So können wir die Aufträge mit relativ kurzen Wartezeiten ausführen. Manche Kunden sind da richtig überrascht, und es kommt relativ schnell zur Auftragserteilung. Auch denke ich, dass die Kunden bei kürzeren Wartezeiten ein wenig „preisunsensibler" sind, da wir so gut wie keine Nachverhandlungen führen müssen. Unsere Mitarbeiter sind daher in der Regel lediglich zwei bis drei Monate ausgelastet, aber an Folgeaufträgen mangelt es ja Gott sei Dank nicht. Muss ein Kunde lange warten, hat er auch Zeit, darüber nachzudenken. Dies führt meist zu Änderungen in der Planung oder gar Reduzierungen des ursprünglichen Auftrags.

Jochen Tomann ist Chef eines GaLaBau-Betriebs in Bitz.