WhatsApp kann jetzt im Unternehmen eingesetzt werden

Die Effizient der Kommunikation aus Sicht des Kunden und auch für das Unternehmen ist gigantisch und Elbs spricht daher von einem „Kommmunikationsbooster“, der Zeit einspart. Kein anderer genutzter Kommunikationsweg verbinde Text, Sprache, Bilder, Dateien, und Telefonie so einfach, übersichtlich und ineinandergreifen wie das WhatsApp tut. In WhatsApp Business sind dann noch weitere Elemente enthalten wie sie von einer Telefonanlage und von dem Mailprogrammen her bereits gewohnt sind.

Die neue Dreiteilung von WhatsApp (Dreigestirn)

Jeder kennt das normale WhatsApp, Sprechblase mit Telefon - gedacht eben für private Personen. 70% der Deutschen nutzen nahezu täglich WhatsApp. WhatsApp zieht daher im Privatleben mit der Nutzung der Mail gleich. Wenn man die Interaktionen vergleicht ist die Mail im Privatleben bereits überholt und die Tendenz steigt für WhatsApp.

WhatsApp

Im Bezug auf den Datenschutz und die neue DSGVO kann erst mal nach wie vor jede Privatperson WhatsApp verwenden. WhatsApp informiert über das Auslesen der Metadaten, über den Verlust der Rechte an Dateien und über das Auslesen der Telefonnummern im Adressbuch. Die Chats in WhatsApp sind Ende zu Ende verschlüsselt, eines der sichersten Verfahren in den momentanen Messenegertechnologien. Jede Person besitzt einen Schlüssel mit 60 Zeichen, damit ist bei der Übertragung der Kommunikation alles sicher verschlüsselt. Die Angst, dass WhatsApp mitliest und dadurch gezielt Werbung in den Chat einblendet, ist somit momentan ausgeschlossen. Werbung wird kommen und ist bereits heute technisch möglich. Es kann und soll künftig der Status verwendet werden, um bestehende Kontaktpersonen Informationen im Status bereitzustellen. WhatsApp entwickelt sich für die private Nutzung zu einem Kommunikationswerkzeug und durch Einbindung von Firmenkommunikation zu einem Servicekanal. Eventuell wird man irgendwann mal einen Status gegen Bezahlung als Anzeige schalten können. Zur Trennung und um in der Firma WhatsApp zu nutzen ist jedoch das normale WhatsApp nicht geeignet.

WhatsApp Business

Um jetzt mit Kunden zu kommunizieren, ist seit Ende Januar WhatsApp Business verfügbar. Auf Android können nun Kleinstfirmen und Konzerne WhatsApp einsetzen, um technisch Privates und Geschäftliches auf dem mobilen Endgerät zu trennen. Ja, man kann auf diese Art WhatsApp zweimal installieren. Um jedoch die Nutzung für den privaten und geschäftlichen Bereich zu ermöglichen, ist ein MDM System mit jeweils einem Container für das Private und für das Geschäftliche zu empfehlen. Dies erfordert zum einen die DSGVO, aber auch um die Mitarbeiter die Trennung vom Geschäftlichen und vom Privaten zu ermöglichen. Der Urlaub wird angenehmer, denn meist ist durch den Urlaubsmodus jede geschäftliche Meldung deaktiviert und die Abwesenheitsfunktionen informieren den Kunden automatisch.

Solche Funktionen sind auch in WhatsApp Business verfügbar. Der Urlaubsmodus in WhatsApp soll sogar in beiden WhatsApp Versionen verfügbar werden. Somit hat man auch im Urlaub Ruhe vor seinen Kontakten in WhatsApp. Es wird alles durch favorisierte Kontakte einstellbar sein. WhatsApp Business bietet also auf Android und nun auch auf iOS zusätzliche Funktion. Labels sind wie farbige kleine Aufkleber, um 25 selbst deklarierte Kategorien an Kontakte, Posts, Bilder oder Sprachnachrichten anzuheften.

Mit WhatsApp Business kann zu WhatsApp und auch mit einen anderen WhatsApp Business kommuniziert werden - bald, vermutlich Ende 2019, auch zum Instagrammmessenger und auch zum Facebookmessenger. Nur wird diese Kommunikation mit einem WhatsApp Business in Europa, genauer in Dublin 2, verarbeitet. Da aber auch hier vermutlich reduzierte Metadaten anfallen und diese mit Facebook geteilt werden, ist das Privacy Shield nach wie vor notwendig und WhatsApp ist seit in dieser geeigneten Garantie eingetragen.

Momentan verzichte WhatsApp Business auch nicht auf die Handynummer und auch der Zugriff auf das Adressbuch ist weiterhin erforderlich. Daher haben einige Start Ups geholfen, die ҡɱu DSGVO konform abzubilden. Die technischen Vorkehrungen reichen jedoch noch nicht aus. Es muss dokumentiert werden und auch die Information an den Kunden muss bevor „geWhatsAppt“ wird, dem Besucher aufgezeigt werden. Daher wie in der ҡɱu erlebbar, eine Internetseite, welche den Zugang zu WhatsApp dokumentiert und den Besucher informiert.

Testen sie es unter www.whatsfind.de/kmu.

Die Dokumentation zur DSGVO muss unserer Einschätzung nach folgende Elemente enthalten:

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zur Kommunikation mit dem Messenger WhatsApp

• Risikofolgeabschätzung zur Kommunikation mit dem Messneger WhatsApp
• Einwilligungsformulierung und Beschreibung der Anwendungsszenarien
• Datenschutzerklärung zur Kommunikation mit WhatsApp
• Auftragsdatenverarbeitungsvertrag zunächst als Vorschlag an Facebook
• Widerrufserklärung zur Verarbeitung der Daten

Da in der Gegenüberstellung WhatsApp Business momentan noch nicht 100% DSGVO konform ist, sind für Deutschland diese Maßnahmen zwingen erforderlich, beim Einsatz von WhatsApp Business um den möglichen empfindlichen Geldbußen entgegenzuwirken. Der Einsatz vom normalen WhatsApp auf Firmenhandys ohne Vorkehrungen wird von Datenschutzbehörden als Nachlässigkeit bewertet und bald auch durch erste Geldbußen geahndet. Wesentlich besser ist daher der Einsatz von WhatsApp Business und durch die Dokumentationen und ergänzenden technischen Vorkehrungen oder auch einem MDM (mobile device management) werden die Verletzungsgefahren gebannt.

WhatsApp Solution (API)

Die 3. Variante ist die WhatsApp Business Solution (API). Das nutzen bereits Fluggesellschaften, um z.B. den Passagier von der Buchung bis zum Verlassen des Airports zu informieren, Optionen aufzuzeigen und dadurch das Flugerlebnis angenehm und behütet zu gestalten. Oder einfacher gesagt: Der Passagier kann versuchen, beim Einsteigen noch einen Sitzplatzwechsel über WhatsApp zu erreichen. Einfach chatten mit einem Bot, der automatisch antwortet und über die Schnittstelle in andere Systeme eingreift. API (application programming interface) bedeutet also, dass Unternehmen dadurch bestehende Systeme, wie bei Flugabwicklung, gezielt in die WhatsApp Kommunikation integriert werden können. In solchen Anwendungsfällen wird WhatsApp zu einem interaktiven Tool, welches WhatsApp zum Kommunikationsbindeglied macht und Formulare, Apps und Mail komplett ersetzt - ohne Medienbruch.

Wie geht es weiter

Es wird ein Bezahlen in WhatsApp möglich sein. Spam, Newsletter und Missbrauch wird durch verschiedenste Maßnahmen unterbunden. Facebook scheint mit WhatsApp aus Fehlern, welche im der Social Medien Plattform gemacht wurden, gelernt zu haben. Das separate WhatApp Team nimmt die GDPR Auflage, wie unser Datenschutzgesetz international bezeichnet wird, sehr ernst und wird dieses auch weiter verbessern. Es ist und bleibt aber Facebook, eines der vier GAFA (Google, Amazon, Facebook und Apple), welche eben die weltweite Macht der Daten besitzen. Es ist für Unternehmen an der Zeit, nicht nur ein notwendiges Übel wie Geldbußen abzuwenden, sondern in meinen Augen, eine unternehmerische soziale Verantwortung im Betrieb den Datenschutz umzusetzen. Wenn das gemacht wird, steht auch der effizienten Nutzung von WhatsApp nichts im Weg.

Mitarbeiter, Firmen und Konzerne können also WhatsApp einsetzen, beachten sie die Vorkehrungen und fragen Sie die Muster ҡɱu wie die es macht, um den Gefahren der DSGVO auszuweichen und um effizient mit Besuchern in WhatsApp zu kommunizieren. Weitere Infos gern direkt unter www.michael-elbs.de.