So setzen Sie die richtigen Kalkulationsgrundlagen

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Anders als in der Bautechnik fehlt in der Pflege der oftmalige „Rettungsring“ hoher Materialzuschläge. Der Materialanteil ist gering, dadurch lassen sich Allgemeine Geschäftskosten (AGK) nicht über Zuschläge kompensieren. Wer hier die Lohnkalkulation nicht im Griff hat, rutscht schnell in die Unterdeckung, gerade bei steigenden Löhnen und sehr transparenten Stundensätzen.

> Leistungsbereich Pflege separat führen

Die Lösung ist klar: Führen Sie die Pflege als eigenen Leistungsbereich in der Plankostenrechnung mit einem spezifischen Stundenverrechnungssatz. Ausgangspunkt sind die produktiven Stunden Ihrer Pflegeteams. Genau hier liegt eine Chance: Pflege ist planbar, wiederkehrend und kaum von Bauablaufstörungen betroffen. Das macht Soll-Ist-Vergleiche und die unterjährige Steuerung besonders aussagekräftig. Wer monatlich prüft, erkennt Abweichungen früh und kann Touren, Preise oder Arbeitspakete anpassen.

> AGK verursachungsgerecht aufteilen

Wesentlich ist die verursachungsgerechte Verteilung der AGK zwischen Neubau und Pflege – nur so entsteht ein ehrliches Bild. Wenn die Pflege die gleichen Gemeinkosten tragen soll wie der Neubau, aber nicht die gleichen Deckungsbeiträge erwirtschaftet, wirkt sie rechnerisch „schlecht“, obwohl sie operativ sauber läuft. Eine saubere Trennung schafft Transparenz und zeigt, was die Pflege tatsächlich leisten kann.

> Nebenerlöse systematisch nutzen

Ergänzend lohnt es sich, Nebenerlöse konsequent zu bepreisen, etwa Anfahrtspauschalen, Tagespauschalen für Maschinen und Kleingeräte, Positionen für Entsorgung. Die Industrie macht es vor: Das Kernprodukt bleibt preislich schlank, Zusatzleistungen werden separat ausgewiesen. Im Pflegealltag darf das genauso professionell laufen. Wichtig sind Transparenz und Konsistenz im Angebot. Der Effekt: bessere Planbarkeit, weniger Bürokratie in der Geräteerfassung und eine fairere Abbildung der tatsächlichen Leistung.

> Zwei Stellhebel für mehr Deckungsbeitrag

1. Entsorgung professionell bepreisen. Für Kundinnen und Kunden ist Grünschnitt „teuer“, für Sie entsteht aber durch Menge und regelmäßige Entsorgung ein Einkaufsvorteil. Den dürfen Sie sich nicht wegkalkulieren lassen.
2. Stundenlohn-Angebote smart entlasten. Ein marktgängiger Stundensatz plus klar ausgewiesene Pauschalen (Anfahrt, Gerät, Entsorgung) wird am Markt oft besser akzeptiert als ein „Horror-Stundensatz“, den man direkt vergleichen kann. So bleiben Sie vergleichbar und trotzdem kostendeckend.

Warum die Plankostenrechnung das Fundament ist

Die Plankostenrechnung ermöglicht realistische Monatsprognosen, treffsichere Soll-Ist-Analysen und jährliche Preisanpassungen ohne Bauchgefühl. Pflege ist zwar risikoärmer – das führt oft zu niedrigeren Margen pro Auftrag. Aber: Mit sauber kalkulierten Sätzen, verursachungsgerechten AGK und konsequentem Controlling wird die Pflege vom Zuschussgeschäft zum stabilen Ergebnisträger. Fazit: Jetzt im Herbst rechnen, damit 2026 nicht „gefühlt“, sondern geplant läuft.

Der Herbst ist genau der richtige Zeitpunkt, um die Plankostenrechnung für die Pflege neu aufzusetzen oder zu schärfen. Warum?

• Jetzt liegen die Ist-Zahlen fast vollständig vor.
• Sie sehen, wo Produktivität verloren ging (Urlaub, Krankheit, Wetter).
• Sie können AGK für 2026 realistisch verteilen.
• Und Sie können Stundensätze und Pauschalen rechtzeitig für die neuen Pflegeverträge und Jahresvereinbarungen anpassen.

Kurz gesagt: Wer jetzt kalkuliert, kalkuliert vom Plan, nicht aus der Not. Gerade weil in der Pflege keine Materialzuschläge als Puffer existieren, entscheidet eine saubere Plankostenrechnung im Herbst darüber, ob Sie im nächsten Jahr mit jedem Pflegeauftrag verdienen – oder nur beschäftigt sind.

• Kullmann & Meinen