Steuerfallen bei der Fahrzeugverwendung

Eine dieser Grauzonen ist die Privatnutzung von Firmenwagen durch Betriebsinhaber. Denn Familien nutzen meist mehrere Fahrzeuge. Damit verbunden ist die Möglichkeit, bei einem Fahrzeug eine private und berufliche Nutzung steuerlich anzusetzen und andere Fahrzeuge ausschließlich dienstlich zu nutzen und deren Kosten vollständig steuerlich geltend zu machen.

Der Bundesfinanzhof stellt in einem aktuellen Urteil klar, dass aufgrund der allgemeinen Lebenserfahrung der Fiskus davon ausgehen kann, dass ein Firmenwagen, welcher seiner Art nach typischerweise zum privaten Gebrauch geeignet ist und für Privatfahrten zur Verfügung steht, regelmäßig auch privat genutzt wird. Diesen sogenannten Anscheinsbeweis kann der Steuerpflichtige nur mittels eines substanziierten (begründeten) Vortrags erschüttern (BFH Urt. v. 16.1.2025 – III R 34/22). Damit kehrt dieses Urteil die Beweispflicht um.

Einem Einzelunternehmer stand ein auch für Privatfahrten nutzbarer Firmenwagen zur Verfügung, welcher nach der 1%-Bruttolistenpreisregelung besteuert wurde. Darüber hinaus gehörten dem Kläger mehrere im Privatvermögen gehaltene Fahrzeuge, welche von seinen Kindern genutzt wurden. Zum Betrieb des Klägers gehörte auch ein Pickup, welcher nach Aussage des Klägers ausschließlich betrieblich genutzt wurde. Es wurde kein Fahrtenbuch geführt.

Aufgrund des Anscheinsbeweises unterstellte das Finanzamt bei dem Pickup eine Privatnutzung und unterwarf den geldwerten Vorteil der Besteuerung auf Basis der 1%-Regel. Bei einem Bruttolistenpreis von 45.000 EUR müssen damit 450 EUR monatlich, beziehungsweise 5.400 EUR jährlich versteuert werden.

In seinem Urteil präzisierte der Bundesfinanzhof:

• Die Behauptung des Steuerpflichtigen, das Fahrzeug sei seiner Familie für eine Privatnutzung zu groß gewesen, reicht nicht zur Erschütterung des Anscheinsbeweises aus. Das Fahrzeug hatte ungefähr die Größe eines Kleinbusses und entsprach somit der Größe eines Fahrzeugtyps, der häufig privat genutzt wird. Auch bei sogenannten Kombinationsfahrzeugen, mit denen wahlweise Güter oder Personen befördert werden, gilt der Anscheinsbeweis, sofern eine Privatnutzung möglich ist.
• Auf dem Fahrzeug angebrachte Werbefolien des Betriebs sind unbeachtlich und schließen eine Privatnutzung nicht grundsätzlich aus.
• Dass der Kläger für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsplatz keinen Pkw benötigt, ist irrelevant, ebenso seine Aussage, er hätte keine Zeit zur Privatnutzung.
• Dass der Firmenwagen während der Öffnungszeiten des Betriebs nicht privat genutzt werden kann, ist unerheblich, da eine Privatnutzung außerhalb der Öffnungszeiten möglich wäre.

Einen stichhaltigen Gegenbeweis gegen den Anscheinsbeweis kann ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch liefern, allerdings ist dies nicht zwingend notwendig, wie der BFH bereits im Vorfeld entschieden hat (BFH-Urteil vom 22.10.2024 - VIII R 12/21). Handschriftliche Fahraufzeichnungen können im Rahmen eines substantiierten Vortragens bereits ausreichen.

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Service-, Werkstatt- und Auslieferungsfahrzeuge

Eine weitere Grauzone verbirgt sich hinter der Frage, inwieweit Mitarbeitende Dienstwagen privat nutzen. Mit dem typischen Fahrzeug des Landschaftsbaus mag nicht in Urlaub gefahren werden, die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist allerdings problemlos möglich.

GaLaBau-Betriebe setzen Servicefahrzeuge als reine Dienstwagen an und machen sämtliche Kosten steuerlich geltend. Die bei PKWs erforderliche Aufteilung in private und dienstliche Nutzung erfolgt nicht. Eine private Nutzung ist nicht beabsichtigt, allerdings werden diese Fahrzeuge nicht selten von Mitarbeitern mit nach Hause genommen. Vor allem, wenn die letzte Arbeitsstelle am Abend und/oder die erste am Morgen von Zuhause rascher als vom Arbeitsplatz zu erreichen ist, profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer von der Zeitersparnis. Allerdings stellt sich die Frage, ob diese private „Mitbenutzung“ zu einem steuer- und abgabepflichtigen geldwerten Vorteil führt.

Spätestens im Falle einer Betriebsprüfung wird dann wohl die Frage aufgeworfen werden, ob diese Fahrten einen sogenannten „geldwerten Vorteil“ für den Mitarbeiter darstellen, der steuerliche Konsequenzen verursacht.

Service- bzw. Werkstattfahrzeug ohne Privatnutzung

Werden Leistungen durch den Landschaftsgärtner oder die Landschaftsgärtnerin erbracht, benötigen die Mitarbeiter entsprechende Fahrzeuge, um Werkzeuge und Materialien zu transportieren. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in seinem Urteil (VI R 34/07) 2008 festgehalten, dass Service- oder Werkstattfahrzeuge im Regelfall nicht unter die Bewertungsregeln (1%-Regel) für Dienstfahrzeuge fallen. Der BFH geht davon aus, dass ein Fahrzeug, das nach seiner objektiven Beschaffenheit typischerweise so gut wie ausschließlich zur Beförderung von Gütern bestimmt ist, nicht unter die Bewertungsgrundsätze für übliche Dienstfahrzeuge fällt, da ein solches allenfalls ausnahmsweise und gelegentlich für private Zwecke eingesetzt wird.

Der Fiskus kann sich bei einer Betriebsprüfung nicht auf den Beweis des ersten Anscheins berufen. Maßgebliche Kriterien können die Anzahl der Sitze, das äußere Erscheinungsbild – etwa eine Abtrennung zwischen Lade- und Fahrgastraum oder die Verblendung der hinteren Fenster, als auch der Einbau von Werkzeughalterungen und ähnlichem sein. Diese Kriterien schließen eine Privatnutzung nicht grundsätzlich aus, allerdings muss das Finanzamt konkret nachweisen, dass es tatsächlich zu einer Privatnutzung gekommen ist.

Eine weitere Einschränkung hat die Auffassung der ausschließlich dienstlichen Nutzung durch ein Urteil des Finanzgerichts Sachsen-Anhalt (Urteil v. 4.12.2014, Az. 1 K 116/13) und den daran anknüpfenden BFH-Beschluss von 2015 (Az. X B 29/15) erfahren. In diesem Fall wurde eine Privatnutzung eines Werkstattwagens unterstellt, da der betreffende Mitarbeiter kein eigenes Fahrzeug besitzt und so die Vermutung gestützt werden kann, dass dieser auch das Werkstattfahrzeug (regelmäßig) für private Zwecke nutzt.

Im Rahmen von Betriebsprüfungen können Finanzbeamte mitbekommen, dass Mitarbeiter mit dienstlichen Fahrzeugen morgens den Arbeitsplatz aufsuchen und/oder abends damit nach Hause fahren, womit ein Hinweis auf die private Nutzung gegeben ist. Um einen solchen Anscheinsbeweis zu entkräften, wenn tatsächlich keine Privatnutzung erfolgen soll, empfiehlt es sich eine Privatnutzung arbeitsvertraglich auszuschließen. Eine Beispielformulierung für den Arbeitsvertrag könnte wie folgt aussehen:„Dem Mitarbeiter wird ein betriebliches Fahrzeug ausschließlich zur Ausübung dienstlicher Tätigkeiten überlassen. Eine private Nutzung ist ausdrücklich nicht gestattet. Die Mitnahme des Fahrzeugs zur Wohnung dient lediglich dem Zweck, von dort aus direkt zum nächsten Einsatzort oder zur Betriebsstätte zu gelangen.“

Neben einer arbeitsrechtlichen Regelung empfiehlt sich eine Kontrolle, die nicht umgangen werden kann. Dies kann in Form eines Fahrtenbuches geschehen oder mit technischen Möglichkeiten wie dem GPS-Tracking der Firmenfahrzeuge. Ergänzend sollte dokumentiert werden, dass der betroffene Mitarbeiter ein eigenes Fahrzeug besitzt und das Dienstfahrzeug, das dieser (gelegentlich) mit nach Hause nimmt, nicht das einzige Fahrzeug im Haushalt ist. Im oben genannten Verfahren wurde argumentiert, dass ein Fahrzeug der Mutter genutzt wurde. Dies reichte dem Finanzgericht nicht als Entkräftung der Privatnutzungsvermutung aus. Ist dies tatsächlich der Fall, sollte der Übertrag des genutzten Fahrzeugs auf den Mitarbeiter erwogen werden.

Da Betriebsprüfungen oft Jahre nach dem eigentlichen Sachverhalt erfolgen, empfiehlt es sich, Fotos des entsprechenden Fahrzeugs bei den Steuerunterlagen aufzubewahren, um bei Bedarf nachweisen zu können, dass es sich ausstattungstechnisch um einen Wagen gehandelt hat, welcher keiner privaten Nutzung gerecht wird.

Weiterhin ist zu beachten, dass Dienstfahrzeuge (in vielen Fällen) zwar nicht unter die pauschale Regelung für die Privatnutzung fallen, die Versteuerung des geldwerten Vorteils für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte allerdings separat zu würdigen ist. Oft wird in der betrieblichen Praxis unmerklich aus dem Ausnahme- ein Regelfall, wird informell vereinbart, dass der Mitarbeiter mit dem Firmenwagen regelmäßig zwischen Wohn- und Arbeitsort fährt.

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„Oft wird in der betrieblichen Praxis aus dem Ausnahme- ein Regelfall, dass Mitarbeitende mit dem Firmenwagen regelmäßig zwischen Wohn- und Arbeitsort fahren.“ Thomas Schneider

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Wenn ein Fahrzeug tatsächlich zu diesem Zweck regelmäßig genutzt werden darf, müssen 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer berücksichtigt werden. Ein geldwerter Vorteil ist laut Bundesministerium der Finanzen (BMF) nur dann nicht anzusetzen, „wenn dem Arbeitnehmer ein betriebliches Kraftfahrzeug ausschließlich an den Tagen für seine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überlassen wird, an denen es erforderlich werden kann, dass er dienstliche Fahrten von der Wohnung aus antritt oder an der Wohnung beendet, etwa beim Bereitschaftsdienst in Versorgungsunternehmen.“ (BMF-Schreiben v. 3.3.2022).

Beispiel: Bei einem Fahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 30.000 EUR und einer einfachen Strecke zur ersten Tätigkeitsstätte von 25 km ergibt dies einen geldwerten Vorteil von 30.000*0,03%*25 km = 225 EUR, welcher monatlich sowohl dem zu versteuernden Einkommen als auch dem sozialversicherungspflichtigen Einkommen hinzugerechnet wird. Unterstellt wird in diesem Fall eine Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte von pauschal 15 Tagen pro Kalendermonat. Bei einer geringeren Nutzung kann jede einzelne Fahrt mit 0,002 % vom Bruttolistenpreis pro Entfernungskilometer bewertet werden, was bei weniger als 15 Fahrten pro Monat zu einer geringeren Steuerbelastung führt. Allerdings sind nachvollziehbare Einzelaufzeichnungen des Arbeitnehmers erforderlich, wann das Fahrzeug eingesetzt wurde. Bei nur 10 Fahrten pro Monat würde sich beispielsweise ein geldwerter Vorteil von nur 150 EUR im obigen Beispiel ergeben.

Eine weitere Möglichkeit, eine Steuerpflicht zu vermeiden, ist es, dass dem Mitarbeiter, der ausschließlich im Außendienst tätig ist, keine erste Tätigkeitsstätte zugeordnet wird. Der Arbeitgebende hat im Steuerrecht vorrangige Zuordnungsmöglichkeiten. Bei Außendienstmitarbeitern oder Mitarbeitenden im GaLaBau, die häufig wechselnde Einsatzorte haben, ist die Festlegung einer ersten Tätigkeitsstätte oft nicht gegeben, sodass keine Besteuerung vorzunehmen ist. Wird das Fahrzeug mit nach Hause genommen, ist dies steuerrechtlich unbedenklich. Allerdings kann in diesem Fall die Pendlerpauschale für die Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte vom Mitarbeiter steuerlich nicht geltend gemacht werden.

© Thomas Schneider, Düsseldorf

Autor:in

Thomas Schneider

(Düsseldorf) ist Diplom-Kaufmann und Leiter Compliance eines mittelständischen Stahlgroßhändlers in Essen. Für DEGA schreibt er über Beziehungen zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden. Kontakt: s_tommy@web.de