Wie nutzen Sie Smartphones im Betrieb?
Stellen Sie bestimmten Mitarbeitern Smartphones zur Verfügung? Unterstützen Sie die betriebliche Nutzung - und wenn ja, wie? Welche Anwendungen laufen in Ihrem Betrieb? Welche Vor- und Nachteile sehen Sie bei der Nutzung von Smartphones?
- Veröffentlicht am
Dirk Springer
Bei Kundenterminen unverzichtbar
Wir haben mehrere Apps entwickelt, die unsere Kunden abonnieren können, damit sie von unterwegs Zugriff auf ihre Bürodaten haben. Erst beim Testen unserer ersten App „CONNECT“ ist mir so richtig klar geworden, wie gut ich selbst damit arbeiten kann und wie viel Zeit ich spare. Am meisten nutze ich das Smartphone und die App bei Kundenterminen. Zum einen habe ich immer alle Kontaktdaten dabei (Straße zur Übergabe an die Navigation, Telefonnummer, um eventuell anzurufen, falls ich im Stau stehe …), zum anderen schreibe ich direkt nach dem Termin alles direkt ins Smartphone, was ich festhalten will. Ich schreibe einen Kurzbericht und lege alle wichtigen ToDo‘s mir oder den Kolleginnen und Kollegen auf Wiedervorlage. Das ist super praktisch. Im Termin selbst habe ich Zugriff auf alle Infos. Manchmal ist es auch hilfreich, schnell mal in ältere Briefe oder E-Mails gucken zu können. Ein Foto ist auch schnell gemacht und abgelegt. Ich habe mich in ganz kurzer Zeit an die neue Arbeitsweise gewöhnt und möchte die App unterwegs nicht mehr missen.
Dirk Springer ist Produktmanager bei DATAflor in Göttingen.
Bettina Engelstädter
Alles vernetzt mit Cloudserver
Wir nutzen unsere Smartphones in Kombination mit einem CloudServer. So sind bei uns Laptop, Tablet und Smartphones vernetzt und Telefonkontakte, Notizen und Fotos können geteilt werden. Auch manche Angebote und Rechnungen sind so abrufbar und man kann sich schnell darüber im Team abstimmen. Genutzt wird bei uns Office integriert im Apple-System und diverse Apps wie beispielsweise Agrarwetter mit aktuellen Radarbildern.
Bettina Engelstädter ist Gartenbautechnikerin bei GartenBildt in Michendorf bei Berlin.
Einfache Dokumentation
In der heutigen Zeit vereinfacht das Smartphone viele Dinge, auch auf der Baustelle. Meine Mitarbeiter und ich nutzen es täglich. Es fängt bereits bei der Baustelleneinteilung an. Bei kleineren Leistungen, die abzuarbeiten sind, kann man die Einteilung sehr einfach über die sogenannten WhatsApp-Gruppen schon am Vorabend vornehmen. So weiß jeder, was zu tun ist und man spart am Morgen etwas Zeit bei der Einteilung. Das ersetzt natürlich nicht den persönlichen Kontakt vor Arbeitsbeginn, aber es vereinfacht es. Zudem ist das Smartphone ein sehr gutes Gerät zur Dokumentation wie zum Beispiel Erstellung von Fotos von gewissen Leistungen zur späteren Dokumentation des Baustellenablaufs. Zusätzlich können schnell Fotos von Leistungen gemacht werden, die nachträglich noch gemacht werden müssen. Diese könne später als Beleg dienen. Wenn man es möchte, kann man zusätzlich noch verschiedene Apps und Betriebssysteme herunterladen, die die Auftragserstellung vereinfachen. Die Anbieter der verschiedenen Programme sind dort ja bereits auf neustem Stand. Schnell das Handy aus der Tasche gezogen und mit 2 bis 3 Klicks hat man Zugriff auf die Kalkulation, um etwas nachzuschauen oder schnell etwas zu ergänzen, um es abends dann am PC nachzuarbeiten. Ich denke das Smartphone wird immer wichtiger, sollte aber auch nicht überschätzt werden. Das wichtigste ist doch, dass man seine Arbeit mit Hingabe macht und stets darum bemüht ist, sich und die Firma weiter zu entwickeln und nicht, dass das Handy auf neustem Stand ist.
Nils Marsmann ist GaLaBau-Meister in Rhede.
Nicole Nickerl
WhatsApp-Mitarbeitergruppe
Wir nutzen in unserem Betrieb Smartphone. Mit den Mitarbeitern ist eine WhatsApp-Gruppe gebildet worden, in welcher wir auch rege Fotos, Informationen und Fragen zum Bauablauf austauschen. Oftmals mit Bild, da Bilder mehr sagen als 1000 Worte. Mein Mann nutzt das Telefon auch als Terminkalender, zur Baustellendokumentation und als kurzen Dienstweg zu Herstellern und Lieferanten (Bestellung/Reklamationen).
Nicole Nickerl ist bei Gartengestaltung Nickerl in Werdau zuständig für Gartengestaltung.
Stefan Böhm
Smartphone ersetzt Einzelgeräte
Wir statten Vorarbeiter sowie Bauleiter, auf Wunsch, mit Smartphones und betrieblichen Telefonverträgen aus. Dabei ist es besonders hilfreich, dass Bilder per Mail geschickt werden können, denn ein Bild sagt oft mehr als tausend Worte. Auftauchende Probleme lassen sich so meist zielführender lösen. Funktionen wie Fotoapparat, Taschenlampe, Rechner, Navigationssystem und Diktiergerät werden nun sehr angenehm durch ein Gerät abgedeckt. Durch die Smartphones besteht zudem ein schneller Zugriff auf unser internes E-Mail-System und bei Bedarf auch auf das betriebseigene Wiki. Die Büromitarbeiter haben zudem Zugriff auf ihre Termine und im Bedarfsfall auch auf den von anderen Kollegen oder gemeinsam genutzte Autos. Neben den Kommunikationskanälen SMS, E-Mail und Aushängen wollen wir im Moment nicht noch weitere einführen, obwohl viele Mitarbeiter WhatsApp nutzen. Die ständige Erreichbarkeit auf allen Kanälen hat ja nicht nur positive Seiten und nicht jede App steigert tatsächlich die Produktivität. Die Entwicklung auf dem Markt bleibt spannend und wir verfolgen sie kritisch.
Stefan Böhm ist Geschäftsführer bei Blattwerk Gartengestaltung in Stuttgart.
Produktivität wichtiger als ständige Erreichbarkeit
Da haben Sie ein heißes Eisen auf der Agenda: Fluch und Segen des digitalen Fortschritts. Zweifelsohne nutzt man die Vorteile des Smartphones zur Kommunikation zwischen Baustelle, Bauleiter, Büro, Lieferanten, Mitarbeiter. Schnelle Entscheidungen sind für eine optimale Betriebsführung unabdingbar. Nur darf dieses Medium nicht dazu führen, dass Vorbereitungen und vorausschauende Planungen vernachlässigt werden, weil ja jeder permanent erreichbar ist. Auf der Baustelle muss die Produktivität an erster Stelle stehen, dauernde und störende Anrufe/Mitteilungen sind auf ein Minimum zu reduzieren. Die Nutzung von Handys/Smartphones während der Arbeitszeit zu privaten Zwecken gibt es nur im absoluten Ausnahmefall. Unsere Kunden bezahlen uns für unsere Leistung, nicht jedoch für ewiges Simsen und WhatsAppen! Also wie so oft: alles mit Maß und Ziel – und bei allem Fortschritt nicht vergessen: jede bezahlte Minute kostet einen Euro!
Erhard Anger ist Geschäftsführer der Anger Gartenanlagen in Freudenstadt.
Christian Heichel
Ständiges Mailen oder Telefonieren stört
Wir sind vier angestellte Gärtner bei einer Kirchengemeinde und pflegen alle Gemeindebezirke, den Kindergarten und zwei Friedhöfe. Wir haben alle ein Smartphone. Auch viele andere Mitarbeiter der Kirchengemeinde. Wir verwenden WhatsApp, E-Mail und die Verwaltungssoftware MyHades als App. Im Vergleich zu früher Fotos oder Videos zu senden oder Unterlagen als PDF mitzunehmen, das ist schon super. Oder direkt an einer Grabstelle Infos abzurufen oder Termine für alle machen. Erleichterung. Manchmal streamen wir sogar Musik auf Lautsprecher, heißt: Wir nutzen es! Viele Kommunikationsmöglichkeiten können aber zu zu viel Kommunikation führen. Die Gefahr besteht, dass es irgendwann überhandnimmt und einzelne Mitarbeiter nur noch am Smartphone hängen (müssen). Man sollte ähnlich bewusst mit dem Medium umgehen, sowohl auf der Baustelle als auch im Büro. Wer ständig gezwungen wird, auf der Baustelle zu telefonieren oder zu mailen, der schafft nicht mehr viel produktiv und das macht alle Parteien unzufrieden. Maß halten, sich und seinem Kollegen mal vertrauen, dass er die richtige Entscheidung trifft und Mut zur eigenen Entscheidung, dann spart man sich allerlei Telefonate und Mails.
Christian Heichel ist Leiter des Garten- und Friedhofsamts der Evangelischen Kirchengemeinde Langenfeld.
Olaf Pressel
Jeder hat ein Smartphone
Inzwischen hat jeder Mitarbeiter sein eigenes Smartphone und siehe da, der Chef hat dann auch nachgerüstet und gelernt, wie man das bedient, nachdem er sich auch eins besorgt hat. Da jeder heutzutage eine Flat hat, erübrigt sich auch das Bereitstellen von Firmengeräten, da die Kommunikation an sich keine Zusatzkosten verursacht, wenn die Geräte betrieblich genutzt werden. Wir senden uns Standorte, Bilder, Textnachrichten und telefonieren damit. Vorteil: jeder kann schnell mit einzelnen Kollegen oder mit mehreren Informationen austauschen. Nachteil: Jeder guckt auch während der Arbeit sehr häufig drauf, und die Privatnutzung während der Arbeitszeit ist nicht kontrollierbar.
Olaf Pressel leitet die Firma die Pressler in Stuttgart.
Cölestin Huhn
WhatsApp-Gruppen, Materialbestellungen
Dank einer relativ jungen Belegschaft haben fast alle ein Smartphone. Aus diesem Grund haben wir seit geraumer Zeit verschiedene WhatsApp-Gruppen. Diese werden tagtäglich genutzt. Treten irgendwo Probleme auf, so lassen sich Fragen oder Probleme bildunterstützt schnell beantworten bzw. lösen. Fehlendes Material oder allgemeine Informationen werden auch über diesen Weg bestellt bzw. weitergegeben. Auch die Einteilung wird jeden Tag nach Feierabend in die Gruppe gestellt. Ob und zu welcher Zeit diese gelesen werden ist freigestellt und jedem selbst überlassen. Inzwischen ist es aber so, dass jeder Belegschaftsangehörige gerne nachschaut, wo er am nächsten Tag ist. Dasselbe gilt für die Auszubildenden. In der WhatsApp-Gruppe wird sich ständig ausgetauscht. Es wird an interne Schulungstermine erinnert sowie auch Bilder von unbekannten Pflanzen in die Azubi-Gruppe gestellt. Dies kann ich dann meist schnell beantworten.
Cölestin Huhn ist Chef eines GaLaBau-Betriebs in Schlüchtern-Wallroth.
Baustellendokumentation
Wir nutzen das Smartphone zur Dokumentation von Baustellen mit Fotos und zur Erstellung von Tagesberichten mit der App Time von Dataflor. Vorteil ist hier ganz klar, dass Probleme oft in kurzer Zeit mit Fotos per Whatsapp gelöst werden können und die Nachkalkulation viel einfacher zu händeln ist. Vorausgesetzt die zuständigen Mitarbeiter tragen die Daten konsequent ein. Klar nutzen die Mitarbeiter dann Handy dann auch ab und an für private Zwecke, aber das sollte man im gewissen Maße tolerieren. Bei uns nutzt jeder sein eigenes privates Smartphone.
Uwe Müller leitet die Firma Gartenpflege Müller in Mendig.
Pia Präger
Mobiltelefone, keine Smartphones
Wir nutzen keine Smartphones, da in unserem Betrieb nur eine Mitarbeiterin eines besitzt. Für die Baustellenabwicklung oder Telefonate, die zu Geschäftszeiten erfolgen müssen, sind herkömmliche Mobiltelefone im Gebrauch für die man zwar hier und da inzwischen belächelt wird, die aber völlig ausreichend sind, einwandfrei funktionieren und den Baustellenbelastungen standhalten. Da ich täglich mit auf den Baustellen bin findet unsere Kommunikation noch direkt und persönlich statt und ich bin froh, wenn ich beim Arbeiten meine Ruhe habe. Aus diesem Grund ist meine Mobilnummer auch nur einem notwendigen Kreis bekannt und wird grundsätzlich nicht an Kunden mitgeteilt. Alles Weitere wird nach Feierabend konzentriert und in Ruhe am Schreibtisch abgewickelt. Dieses System hat sich bewährt, vermeidet negativen Stress und wird auch von den Kunden geschätzt.
Pia Präger Garten- und Landschaftsbau in Argenbühl-Eglofstal.
Jochen Seitz
Wir können’s nur empfehlen!
Wir haben allen unseren Vorarbeitern ein Smartphone zur Verfügung gestellt. Hier ist der Datentransfer ins Büro immer up to date. Die private Nutzung stellen wir jedem frei. Wir kommunizieren über WhatsApp. Zum Beispiel werden Fotos zum Bauleiter oder ins Büro geschickt. Ebenfalls ist es einfacher, dem Fahrer auf der Großbaustelle den Standort zu schicken, als es ihm zu erklären. Wir haben eine Firmen-WhatsApp-Gruppe. Hier werden Bilder geschickt, damit auch andere Teams an den Projekten teilhaben können. Unsere Azubis haben ihre eigene WhatsApp-Gruppe. Hier werden Termine für Azubiausflüge, Azubisamstag ausgemacht und es wird sich ausgetauscht. Durch die Smartphones konnten wir unseren Vorarbeitern E-Mail-Adressen geben. Hier kommen die Bestellungen direkt auf ihr Handy. Ebenfalls werden Aufbauanleitungen per E-Mail versendet. Hier sparen wir Zeit. Die Baustellendokumentation ist einfacher. Wir können die Smartphonenutzung nur empfehlen!
Jochen Seitz führt einen GaLaBau-Betrieb in Mannheim.
Große Flexibilität und schneller Informationsfluss
Smartphones sind bei uns wichtiger und täglicher Bestandteil bei der Arbeit geworden. Wir haben durch dies eine sehr große Flexibilität und schnellen Informationsfluss von und zur Baustelle. Bilder sagen auch hier oftmals weit mehr als Worte. Genutzt wird WhatsApp. Bilder und Informationen werden teilweise auch als Nachweis direkt an die Auftraggeber weitergeleitet. Unser Anspruch ist zudem eine hohe Datenqualität zu generieren, welche wir sehr schnell unseren Auftraggebern zur Verfügung stellen wollen. Hierfür lassen wir aktuell, speziell für den Winterdienst, eine App programmieren, welche dann auch direkt mit unserem CRM verknüpft wird. Eine lückenlose und weitgehend automatisierte Dokumentation ist unser Ziel. Verwertbare und beweissichere Nachweise sind unverzichtbar geworden. Die heutigen IT-Möglichkeiten kombiniert mit einer entsprechenden App ermöglicht uns das sehr gut.
Marcus Schmidt ist Chef der Firma Schmidt-Weissgrün in Herrenberg.
Damian Schnuch
Während der Arbeitszeit keine private Nutzung
Selbstverständlich nutzen auch wir Smartphones in unserem Betrieb zur schnellen und unkomplizierten Abwicklung von Materialbestellungen oder Absprachen auf der Baustelle (So wie vorher mit dem "normalen" Handy). WhatsApp und eine gute Kamera sind neben der Telefonie die wichtigsten Faktoren bei unseren Smartphones. Jedoch ist, neben diesen Funktionen, auch das Mobiltelefon an sich entsprechend auszuwählen ... Immer wieder kommt es leider vor, dass Smartphones den Baustellenalltag nicht lange mitmachen bzw. zu schnell beschädigt sind. Die Auswahl an wirklich funktionstüchtigen Outdoorhandys ist ja bekanntlich leider sehr begrenzt. Nachteile ergeben sich in unseren Augen gerade bei Facebook, Twitter etc. Mitarbeiter und gerade Lehrlinge werden von diesen Medien viel zu oft vom Geschehen auf der Baustelle abgelenkt und somit auch unproduktiv. Dementsprechend haben wir die klare Absprache getroffen, Handys während der Arbeitszeit nur für Betriebsinterne Angelegenheiten zu nutzen.
Damian Schnuch führt mit Uwe Steffen einen GaLaBau-Betrieb in Monschau/Konzen.
Schnelle Absprachen zwischen Baustelle und Büro
Inzwischen hat jeder Mitarbeiter sein eigenes Smartphone. Betriebssmartphones gibt es bei uns nicht, dafür bezahlen wir den Mitarbeiter Spesen bei der betrieblichen Nutzung der Smartphones. Davon haben beide Seiten etwas. Die Mitarbeiter wissen, dass die betriebliche Nutzung bezahlt wird und wir als Betrieb müssen uns nicht um die Geräte, Verträge etc. kümmern. Genutzt werden die Geräte für schnelle Absprachen zwischen Baustelle und Büro. Bilder oder Detailzeichnungen etc. können schnell ausgetauscht werden. Dinge schnell geklärt oder entschieden werden. In der Schlechtwetterzeit können Absprachen ob oder wann gearbeitet wird schnell und unkompliziert getroffen werden. Bei Tagesberichten und Zeiterfassung setzten wir aber weiterhin auf Papier.
Ingo Schwehr führt ein Garten- und Landschaftsbau-Unternehmen in Engen.
Zu diesem Artikel liegen noch keine Kommentare vor.
Artikel kommentierenSchreiben Sie den ersten Kommentar.