Nutzen Sie digitale Zeiterfassung?

Andreas Ohlde

Noch konventionell unterwegs, wollen aber umstellen

Wir sind in Sachen Zeiterfassung noch konventionell unterwegs. Möchten aber gerne auf digital umstellen. Es liegen bereits technische Lösungen und Angebote von unserem IT-Anbieter vor, allerdings scheuen wir uns noch vor dem Aufwand der Umstellung. Letztendlich ist es auch die Unsicherheit: Wie funktioniert das und ziehen alle Mitarbeiter mit? Abgesehen von den Kosten. Zurzeit schreibt jeder Mitarbeiter selbst aus bestimmten Gründen seine Rapporte (spezielles Formblatt). Das GaLaBau-Büro wird immer komplexer, insofern versprechen wir uns durch eine digitale Verknüpfung (Zeiterfassung Personal, Maschinen und Material) mit unserer Software eine deutliche Zeitersparnis und effektiveres Arbeiten im Büro.

Andreas Ohlde ist Chef eines Landschaftsbaubetriebs in Hünfelden.

 

Torsten Hainmüller

Digitale Zeiterfassung im Test

Derzeit erfassen wir im Büro die Zeiten per Zeiterfassung. Auf der Baustelle erfolgt es noch traditionell. Die Mitarbeiter schreiben Tagesberichte, diese werden morgens vom Sekretariat in unsere Fachsoftware auf das entsprechende Projekt gebucht. Am Ende des Monats werden diese Stunden dem Mitarbeiter vergütet. Somit „vergisst“ auch kein Mitarbeiter, die Baustellenberichte/Tagesberichte zu schreiben, da es direkte Auswirkungen auf den Lohn hat. Ab Januar erfolgt mit einer Kolonne ein Pilotprojekt. Dort wird die „Dataflor Timeapp“ getestet. Mit dieser erfolgt das Belegwesen der Baustelle zukünftig digital. Unsere Großgeräte sind mit GPS ausgerüstet. Somit ist hier auch eine digitale Aufzeichnung der Nutzung automatisch gegeben.

Torsten Hainmüller ist Chef der Hainmüller Gartengestaltung in Radolfzell.

 

Christian Albrecht

Sehr große Erleichterung

Bei uns in der Firma erfassen wir die Stunden digital, ebenso die Lieferscheine, und das alles positionsgenau, damit wir auch mit der Nachkalkulation ordentlich arbeiten können. Dies ist eine sehr große Erleichterung, da wir alles auf Knopfdruck vor uns haben und das auch bei den Baustellennachbesprechungen. Dies hat auch nichts mit Überwachung der Mitarbeiter zu tun, sondern hat den Vorteil, dass sie auch jede Minute bezahlt bekommen.

Christian Albrecht führt einen GaLaBau-Betrieb in Oberhaid.

 

Nils-Hendrik Baum

Arbeiten noch konventionell

In diesem Bereich hat die moderne Technik noch keinen Einzug in unseren Betrieb gehalten. Wir arbeiten noch klassisch mit Wochenstundenzetteln für die Arbeitsstunden der Mitarbeiter und mit Baustellenberichten zu jedem Projekt. In den Berichten werden die angefallenen Arbeitsstunden, Maschinenstunden und weitere Punkte wie Materiallieferungen oder -abfuhren notiert.

Nils-Hendrik Baum ist Chef der Firma Baum Gartengestaltung in Hattorf.

 

Stefan Böhm

Große Zweifel am Nutzen

Blattwerk nutzt für die Zeiterfassung keine digitalen Geräte, sondern greift auf den klassischen Tagesbericht in Papierform zurück. Wir beobachten den Markt. Im Moment überzeugen uns die Versprechungen der verschiedenen Anbieter noch nicht. Die Bedenken der Mitarbeiter, überwacht zu werden, sind sicherlich berechtigt. Aber ich bin überzeugt, dass diese Ängste bei guter Kommunikation und einer vertrauensvollen Zusammenarbeit ausgeräumt werden können. Unsere Bedenken sind andere. Wollen wir wirklich jeden Vorarbeiter so schulen, dass er die Zeiterfassung digital vornehmen kann? Ist es weniger Arbeit, diese Erfassungen durch das Büro auf Fehler, die immer passieren, zu überprüfen? Spart das tatsächlich Arbeit? Oder verlagert es sie nicht nur in Bereiche, die sich eigentlich nicht mit den Tücken von Geräten und Software auseinandersetzen, sondern sich mit handwerklichen Themen beschäftigen sollten? Wie gut deckt eine Softwarelösung Arbeitsvorgänge ab, die nicht im Vorfeld standardisiert und definiert wurden? Unsere Erfahrung ist, dass der typische Gärtner auch deswegen Gärtner geworden ist, weil er handwerklich arbeiten und sich nicht mit allzu viel digitaler Technik auseinandersetzen möchte. Funktioniert dann das digitale System nicht, können die Probleme meist nicht vom Anwender selbst behoben werden. Dann braucht es ohnehin wieder Papier und Stift. Beim Schreiben von Tagesberichten unterlaufen auch den erfahrensten Mitarbeitern immer noch Fehler. Wir schulen in diesem Bereich konsequent von Beginn der Ausbildung an. So mancher wird hoffen, dass die digitale Erfassung diese Probleme beseitigt. Daran glaube ich nicht. Was die Zukunft bringt, bleibt abzuwarten.

Stefan Böhm ist Geschäftsführer bei Blattwerk Gartengestaltung in Stuttgart.

 

Jörg Busch

Lösung wird noch gesucht

Zeiterfassung ist wie immer ein Problem. Noch werden die Tagesbelege/Rapportzettel von Hand ausgefüllt. Der Kunde unterschreibt den Beleg, anhand dessen wird abgerechnet. Einfacher hätten wir es gerne – allerdings, wenn dann elektronisch notiert und vom Kunden unterschrieben, haben wir ein Problem, wenn die Mitarbeiter etwas vergessen aufzuschreiben. Schneller würde es dann mit einer Onlineverbindung zum Büro gehen. Dann würde der Auftrag abgearbeitet, die Daten würden  ins Büro gesendet und die Rechnung ausgedruckt, fertig. Wenn es denn so einfach wäre, wie es die Softwarehersteller versprechen. Noch haben wir keine vernünftige Lösung gefunden, wir suchen noch.

Jörg Busch führt die Firma Gartenpflege Busch in Düren.

 

Jochen Keller

Zählerstände fotografieren

In meinem Betrieb wird der Zählerstand der Maschine vor und nach dem Transport auf die Baustelle mit dem Smartphone fotografiert, per E-Mail ins Büro geschickt und dort im Kundenordner abgelegt. Dadurch werden die Maschinenstunden auf Zehntel genau abgerechnet und das Foto dient mir als Beleg, falls Fragen aufkommen. Aus diesem Grund habe ich auch Rüttelplatte und Stampfer mit Stundenzählern ausgerüstet. Der nächste Schritt ist die Nachrüstung der Motor- und Akkugeräte für die Pflege.

Jochen Keller ist Chef eines GaLaBau-Betriebs in Wehrheim.

 

Sebastian Kretz

Eine lohnende Investition

Seit zweieinhalb Jahren nutzen wir die mobile Erfassung von Dataflor. Die Vorarbeiter auf allen Baustellen haben Tablets mit dieser Software, worüber die Stunden, Material, Geräte und Baustellenberichte eingegeben werden. Dadurch sparen wir im Büro monatlich im Durchschnitt 16 Stunden im Vergleich zur Eingabe der handschriftlich geschriebenen Tagesberichte. Die Daten werden freitags per USB-Stick im Büro abgegeben und innerhalb von Minuten ins Dataflor-Business-Programm eingelesen. Von dort werden die Stunden als Datei an unser Lohnbuchhaltungsbüro gesendet. Fehler werden vom Programm markiert, wodurch diese auch direkt auffallen und behoben werden können. Außerdem haben die Mitarbeiter auf der Baustelle immer eine Übersicht, welche Stunden sie eingegeben haben und welche noch fehlen. Unsere Mitarbeiter sind alle unter 35 Jahre und dadurch natürlich geübt im Umgang damit. Da mithilfe der Tablets außerdem noch viele weitere nützliche Funktionen zur Verfügung stehen, ist das eine absolut lohnende Investition gewesen und für jeden nur zu empfehlen. 

Sebastian Kretz ist Geschäftsführer eines GaLaBau-Betriebs in Dillenburg.

 

Ingo Schwehr

Digitale Erfassung nicht geplant

Wir erfassen unsere Arbeitszeiten und Maschinenstunden ganz klassisch über einen Tagesrapport, den der Vorarbeiter jeden Abend ins Büro bringt. Dieser wird im Büro dann für die Nachkalkulation und die Lohnabrechnung sowie für die BWA erfasst. Hierbei kann am nächsten Tag auch nochmals nachgefragt werden, falls es Unklarheiten gibt oder die Bauleitung vermutet, dass eventuell Stunden beispielsweise von Kleinmaschinen vergessen wurden. Dann kann auch noch mal korrigiert werden. Wir gönnen uns diesen Zwischenschritt, damit wir auch über die Baustellenabläufe im Gespräch bleiben. Eine digitale Erfassung ist zurzeit nicht geplant, da diese unserer Meinung nach eine Genauigkeit vorgaukelt, die gar nicht vorhanden ist. Wenn wir unsere Mitarbeiter auf der Baustelle überwachen müssen, haben wir meines Erachtens die falschen Mitarbeiter. Jede automatische (z B. GPS im Fahrzeug) oder digitale Zeiterfassung kann auch ausgetrickst werden. Vertrauen schafft Motivation.

Ingo Schwehr führt einen Landschaftsbaubetrieb in Engen.

 

Susanne Bürkert

Froh über Umstellung

Wir haben seit September vergangenen Jahres auf „edtime“ umgestellt. Das ist ein kleines, aber feines Programm. Die Mitarbeiter sehen immer ihre Zeit-, Urlaubs- und Krankzeitkonten. Auch die Urlaubsplanung lässt sich viel leichter überblicken. Wir sind sehr froh, umgestellt zu haben.

Susanne Bürkert führt einen Betrieb für Gartenpflege in Tübingen.

 

Benjamin Friedel

Möchte digitale Zeiterfassung einführen

Wir haben derzeit 13 Mitarbeiter und machen die Zeiterfassung momentan noch handschriftlich. Hierzu haben wir zwei Vorlagen. Einmal die bei uns genannten „Stundenzettel“, die für Zeiterfassung der Lohnabrechnung und Überstundenkonten genommen werden. Und zum anderen die Baustellentagesberichte, die wir zu Abrechnung und Nachkalkulation nehmen. Diese Aufzeichnungsstruktur hat sich bei uns mit der Zeit so ergeben, da diese mit unseren vier Standbeinen der Planung, Gestaltung, Pflege und Winterdienst gut vereinbar ist. Trotz alledem zählt dies in Zukunft als Baustelle, die ich angehen werde, weil ich die Zeiterfassung gerne digital über Smartphone einführen möchte. Das nötige Modul unserer Branchensoftware haben wir auch schon zur Nachkalkulation im Haus, jetzt geht es nur noch darum, dies mobil umzusetzen.

Benjamin Friedel führt einen Landschaftsbaubetrieb in Hirschaid.

 

David Gray

Plan: Digitale Baustellenakte

Als noch recht junge Firma arbeiten wir noch an dem optimalen System für die Erfassung von Arbeits- und Maschinenzeiten. Bisher füllen unsere Baustellenleiter am Ende des Tages die Akte aus und tragen auch die Nutzung von Maschinen ein. Im Büro werden dann diese Zeiten eingegeben und als Grundlage für die Abrechnung verwendet. Zukünftig möchten wir das Ganze aber über eine Modulerweiterung unserer Software (Mexxsoft X1) erweitern, sodass Arbeitszeiten und Maschinen per Tablet nach Baustellenende erfasst werden können und direkt im Programm vorliegen. So hat man schnell eine Auswertung der aktuellen Stunden und des Maschineneinsatzes und durch Fotofunktion etc. wird das Ganze zur digitalen Baustellenakte.

David Gray ist Chef der Firma Gray's Garden Team in Kreuzau.

 

Martin Grüter

Elektronisches System würde sich nicht rechnen

Wir erfassen die Zeiten auf den Baustellen ganz klassisch mit einem selbst entworfenen Bautagesbericht mit einem Original für den Kunden und der Durchschrift für uns. So weiß der Kunde genau, was ihm in Rechnung gestellt wird. Natürlich erfordert dies einen Augenblick Zeit bei der Dokumentation, aber so werden die einzelnen Positionen mit dem Kunden bei der Abnahme noch einmal kurz besprochen. Diese Dokumentation kommt unserer Auftragssituation entgegen. Ein elektronisches System würde sich nicht rechnen.

Martin Grüter arbeitet als Gartenbautechniker bei der Hortus ggmbH in Remscheid.

 

Uwe Müller

App funktioniert gut

Wir erfassen die Zeiten auf den Baustellen mit der App Time von Dataflor seit etwa drei Monaten. Maschinenstunden werden nicht erfasst. Nach kurzer Einarbeitung in die App läuft es mittlerweile sehr gut. Auch das Schreiben von Rapporten mit der App funktioniert sehr gut und kann sofort vom Kunden unterschrieben werden. Lediglich das Erfassen am Rechner könnte etwas übersichtlicher sein.

Uwe Müller ist Chef einer Firma für Gartenpflege in Mendig.

 

Karin Nonnenmann

Handgeschriebene Tagesberichte

Wir erfassen unsere Zeiten noch manuell mit handgeschriebenen Tagesberichten. Dann weiß ich, was die Mitarbeiter tatsächlich gemacht haben. Wenn die Zeiten digital auf irgendwelche Positionen geschoben werden können, werden zu viele Zusatzleistungen nicht mehr separat erfasst und bei der Abrechnung unter Umständen vergessen. Ob wir das mit dem neuen Baurecht so beibehalten oder das ganze System ändern, da sind wir uns noch nicht schlüssig.

Karin Nonnenmann führt mit ihrem Mann einen GaLaBau-Betrieb in Mühlacker.

 

Jens Schachtschneider

Seit Jahren digitale Erfassung der Arbeitszeit

In unserem Betrieb werden seit Jahren die Arbeitszeiten digital erfasst. Dazu melden sich die Mitarbeiter morgens am PC bei Arbeitsbeginn an und abends entsprechend ab. Die Maßeinheit sind 15 Minuten, es wird also im gegenseitigen Vertrauen vom Mitarbeiter auf- bzw. abgerundet. Jeder Mitarbeiter wählt eigenständig und frei seine grundsätzliche Wochenarbeitszeit aus, auf deren Basis das monatliche Festgehalt gezahlt wird. Diese Regelung ist bei den Mitarbeitern sehr beliebt, da wir damit individuell auf die persönlichen Bedürfnisse eingehen. In regelmäßigen Ausdrucken erhält der Mitarbeiter einen Überblick über seine Stundensituation. Überstunden werden grundsätzlich nicht ausgezahlt, sondern in arbeitsärmeren Zeiten abgefeiert und damit eine ganzjährige Beschäftigung erreicht. Wertvoll ist für uns, dass die Mitarbeiter mit der abendlichen Abmeldung dem Arbeitstag etwa 60 verschiedenen Tätigkeitsfeldern zuordnen. Aufgrund der Vielzahl der Sorten in einer Staudengärtnerei haben wir keine kulturenspezifische Gliederung, sondern nur unterschiedliche Tätigkeiten. Für die Mitarbeiter ist es entspannt, da keine persönliche Leistungskontrolle stattfinden kann. Als Betrieb erhalten wir jedoch einen sehr genauen Überblick über die Kostenstellen im Betrieb. Diese werden analysiert und es erfolgen gegebenenfalls konkrete Maßnahmen. So ist jüngst der hohe Zeitaufwand für das Handtopfen von Teilpflanzen mit langen Wurzeln ins Blickfeld gerückt. Inzwischen haben wir eine spezielle Topfmaschine gefunden, die diese Tätigkeit rationeller gestalten lässt. Anhand der Produktionsmenge konnten wir eine Amortisationsdauer von 4 bis 5 Jahren errechnen. Auf der Basis des guten Zahlenmaterials konnten wir jetzt eine gesicherte unternehmerische Entscheidung treffen, die Maschine wird in KW 7 geliefert.

Jens Schachtschneider arbeitet bei Schachtschneider Stauden in Neerstedt.

 

Damian Schnuch

Digitale Erfassung noch nicht geplant

Als Kleinstbetrieb (3 bis 5 Mitarbeiter) sehen wir den Weg für uns in die Digitalisierung eher gelassen. Sicherlich sind die mobilen Geräte zur Zeiterfassung der Lohn- und Maschinenstunden in Betrieben ab etwa 10 Mitarbeitern sinnvoll, wenn nicht sogar ratsam, jedoch verlassen wir uns noch auf den guten alten Papierkrieg. Da wir als Unternehmer meist eh mit auf den Baustellen tätig sind, entfällt es meist für die Mitarbeiter, Aufzeichnungen zu machen und Rapporte zu schreiben. Kurze Notizen oder einfache Auflistungen auf Rapportzetteln sind in unseren Augen schneller und einfacher dem Chef auszuliefern, als mit „schmutzigen“ Arbeitshänden (vermutlich noch im Regen) ein Pad zu bedienen (wenn der Akku denn auch geladen wurde ...) und die Daten dann ans Büro weiterzuleiten; insofern der Chef dann auch weiß, mit der entsprechenden Software umzugehen. Des Weiteren landen handgeschriebene Dokumente meist nicht so schnell im Papierkorb wie versehentlich gelöschte Dateien. Dann lieber noch ein paar Jahre warten und Zettelwirtschaft führen, bis sich etwas Passendes für Kleinstbetriebe wie uns findet.

Damian Schnuch führt mit Uwe Steffen ein GaLaBau-Unternehmen in Monschau/Konzen.

 

Carsten Schwarz

Umstellung geplant

In meinem Betrieb werden die Arbeitszeiten über eine Stechuhr erfasst. Die Baustellenstunden und Maschinenstunden ganz altmodisch über den Tagesrapport. Für die Zukunft würde ich gerne auf elektronische Weise erfassen, aber das ist noch in Planung.

Carsten Schwarz führt einen GaLaBau-Betrieb in Rehlingen.

 

Steffen Zufahl

Verständlich muss es sein

Wir nutzen mehr und mehr die neuen Möglichkeiten der digitalen Medien. Seit einem viertel Jahr haben wir komplett auf die elektronische Zeiterfassung der Mitarbeiter umgestellt und damit positive Erfahrungen gemacht. Es hat Anfangs viel Mühe und auch eine gewisse Überzeugungsarbeit gekostet. Aber die Mitarbeiter sehen die Vorteile in diesen Programmen. Wichtig ist die Medien/Software müssen einfach, leicht zu bedienen und verständlich sein. Bei uns haben die Vorteile überwogen, die digitale Zeiterfassung und Bilderarchivierung nach BVH einzuführen, gerade für unsere ausländischen Mitarbeiter ist es einfacher geworden. Es fällt zum Beispiel nach Feierabend Schreibarbeit (Stundenzettel) für die Mitarbeiter weg. Da die BVH hinterlegt sind und so für unsere Personalverantwortliche und Nachkalkulation leicht nachzuvollziehen ist, wo und bei welchen Baustellen die Mitarbeiter waren. Wir sind offen für Dinge, die da noch kommen.

Steffen Zufahl führt einen GaLaBau-Betrieb in Gottmadingen.

 

Oliver Prell

Tagesberichte in Papierform

Wir erfassen unsere Zeiten und Materialien positionsgenau mit Tagesberichten in Papierform. Vor Jahren hatten wir schon intensive Diskussionen mit dem Vertrieb unseres Softwareanbieters. Damals herrschte die Meinung vor, eine positionsgenaue Erfassung wäre nicht notwendig. Dies hat sich ja mittlerweile geändert. Wir sind fast ausschließlich im Privatgartensektor tätig und mir fehlt immer noch die Möglichkeit, eine rechtsverbindliche Unterschrift zu erhalten, sodass es auch möglich ist, Regieberichte digital zu erfassen und somit eine lückenlose digitale Dokumentation auf der Baustelle zur Verfügung zu haben. Soweit mir bekannt ist, wird das noch nicht angeboten. Deshalb macht das für uns keinen Sinn. Bei anderen Unternehmen mit einer größeren Belegschaft spart man sich natürlich enorm Zeit mit der Erfassung. Über die Bedenken vor einer Überwachung kann ich mich nur wundern. Mit Handy, Internet und bargeldlosem Zahlungsverkehr (selbst beim Brotzeiteinkauf) ist jeder sowieso völlig gläsern. Von sozialen Netzwerken ganz zu schweigen. Hier geht es um Loyalität zum Unternehmen und um Wirtschaftlichkeit des Arbeitgebers, somit letztlich um die Sicherheit des eigenen Lebensunterhaltes und dem der Kollegen.

Oliver Prell führt die Firma Gärten fürs Leben in Pettstadt.

 

Nils Jenkel

Mobile Lösung geplant

Die Zeiterfassung wird bei uns noch klassisch per gedruckten Arbeitsauftrag für die Baustellen erfasst. Zusätzlich werden Stundenhefte von den Mitarbeitern geführt. Diese wechseln sich wöchentlich ab, sodass eines im Büro und eines bei den Mitarbeitern liegt. Für die Zukunft stelle ich mir eine mobile Lösung vor. Diese sollte so einfach wie möglich und fest mit dem Fahrzeug verbunden sein.

Nils Jenkel führt den Betrieb Wilstedter Gartenbau in Tangstedt.

 

Wolfgang Schirmer

Keine digitale Erfassung

Wir haben im Bereich Zeiterfassung noch keine digitale Lösung in unserem Betrieb. Mit Stundenzetteln, Tagesberichten, Baustellen LVs und einer täglichen Zielsetzung vor Arbeitsbeginn erreichen wir derzeit eine für uns optimale Umsetzung der nötigen Erfassung. Da hier sowohl die Geschäftsleitung als auch die Mitarbeiter gleichberechtigt beteiligt sind, erhalten wir alle relevanten Daten und Zahlen zeitnah und umfänglich. Hier bekommen die Mitarbeiter zusätzlich ein Gefühl der Zugehörigkeit, da sie an allen Prozessen mitwirken und das Feedback immer geteilt wird. Dies gilt in gleichem Maße für positive wie auch negative Ereignisse. Wir sind der Auffassung, dass die handschriftliche Umsetzung der Zeiterfassung in Verbindung mit den täglichen Projekten und den kreativen Ansprüchen im Bereich Privatgarten bei einem kleinen Unternehmen eher von Vorteil ist, da hier eine immer wiederkehrende Symbiose entsteht. Zudem ergibt sich ein wertvoller Trainingseffekt, wenn das ganze Team mit Checklisten, Berichten, Detailskizzen und Fotodokumentationen an jedem neuen Projekt mitarbeitet.

Wolfgang Schirmer führt zusammen mit seiner Frau einen Betrieb in Weinböhla.