Erste Schritte mit KI

Wenn beim Schlagwort „Digitalisierung“ einige schon müde abwinken, werden bei „KI“ (Künstliche Intelligenz) nun wieder alle wach. Die Chancen und Risiken von KI werden in allen Branchen intensiv verhandelt. Wobei es mittelfristig kaum möglich sein wird, im GaLaBau die Arbeit von kräftigen Händen und schlauen Köpfen auf der Baustelle durch KI zu ersetzen. Vielmehr liegt das Potenzial dieser Technologie darin, die meist wenig geliebten Verwaltungs- und Organisationsaufgaben komplett an digitale Lösungen zu delegieren. Im Zuge dessen können Insellösungen und Datensilos verschwinden, die in den meisten GaLaBau-Firmen noch immer bestehen. Gute Daten können zudem für die Kalkulation geschürft werden. Deshalb erwarten viele von KI eine echte Innovation, die sich am Ende wirtschaftlich auszahlt.

Fakt ist: Derzeit ist noch kein „fertiges“ KI-Softwareprodukt auf dem Markt, das die Gesamtheit aller betrieblichen Prozesse im GaLaBau abbilden kann. Sollten die Unternehmen deshalb einfach mal abwarten, was passiert und was auf den Markt kommen wird? „Für die Führungskräfte im GaLaBau ist es heute schon wichtig zu verstehen, wie KI funktioniert. Die Vorteile für den eigenen Betrieb auszuschöpfen, wird ein Wettbewerbsvorteil sein“, ist Greenware-Geschäftsführer Miguel Martins überzeugt. Man müsse klar unterscheiden: „Trainiere ich die KI? Oder nutze ich KI nur dazu, vorhandene Daten zu durchsuchen und auszuwerten?“ Der IT-Spezialist brennt für Lösungen, die die Branche unabhängig machen von internationalen KI-Softwareunternehmen und ist sich sicher: „Die Führungskräfte müssen diese Technologie den Mitarbeitern erklären.“

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Individuelle KI-Matrix gibt Orientierung

Auch Dr. Christian Hüttich, Gründer und Geschäftsführer von Hüttich Consulting, rät davon ab, einfach nur abzuwarten, was passiert. „Es geht jetzt darum, eigenständig und planvoll einen praktischen Nutzen aus künstlicher Intelligenz zu ziehen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. KI ist eine neue Phase im Zeitalter der Digitalisierung, und auch der GaLaBau kann hier Potenziale ausschöpfen, vor allem bei der Datenerfassung und -verwaltung.“ Der Geoinformatiker und Unternehmensberater hilft GaLaBau-Firmen bei der Entwicklung ihrer individuellen KI-Strategie – denn die Möglichkeiten sind vielfältig und jeder Betrieb tickt anders.

Hüttich hat sich viele Jahre mit Umweltdaten in der Forschung befasst, bevor er mit seinem Bruder Georg Hüttich die gemeinsame Agentur für Digitalisierung im Mittelstand gründete. Seitdem ist er verstärkt im GaLaBau unterwegs, angefangen mit dem Schwerpunkt Recruiting. Zum Beispiel hat er mit dem BGL das Karriereportal neu aufgestellt, über Chat ein zeitgemäßes Bewerbungstool geschaffen. Das Ausloten der Chancen liege ganz am Anfang vor allem bei der Firmenleitung: „Das ist definitiv ein Leadership-Thema“, betont er.

Zielfindung im Firmenworkshop

Direkt vor Ort entwickelt er gemeinsam mit den Teams eine KI-Matrix. Diese zeigt auf, welche Prozesse und Tätigkeiten für die jeweilige Firma relevant sind, um mit Hilfe von KI digitalisiert zu werden. Die möglichen Prozesse und Tätigkeiten werden strukturiert nach dem Grad der Herausforderung von einfach bis schwer/komplex. Die Matrix ermöglicht eine Antwort auf die Kernfrage: Welche KI-unterstützten Prozesse und Aufgaben würden für die Firma einen echten Unterschied machen und gleichzeitig ein schnelles Erfolgserlebnis garantieren?

Die Antwort auf diese Fragen ist dann der Ansatzpunkt für den ersten KI-Prototyp. Diese Vorgehensweise kommt aus der agilen Softwareentwicklung. Das Ziel ist die Entwicklung eines „MVP“ (Minimum Viable Product), das es möglich macht, sich auf die wesentlichen Minimalanforderungen zu konzentrieren und schnell neues Terrain zu erobern – trotz vieler Unbekannter. „Die Technologie von KI hat viel Potenzial, aber wir wissen noch nicht bis ins Detail, wie wir es am besten in der einzelnen Firma nutzen“, so Hüttich.

Kramer Garten vor nächstem großen Digitalisierungsschritt

„Ich bin mir sicher, dass sich in Sachen KI so einiges in naher Zukunft tun wird, und da möchte ich mit meinen Leuten mit dabei sein“, so sieht das Thomas Kramer, Gründer und Geschäftsführer der Kramer Garten GmbH & Co. KG in Olpe mit rund 40 Mitarbeitern. Die Digitalisierung hat Kramer schon immer aktiv vorangetrieben. Zum Beispiel sind seine zehn Baustellenteams mit mobilen Endgeräten unterwegs und erfassen die Baustellendaten digital.

Der Hype um KI trifft bei Kramer zudem auf die Erfordernis, eine neue Branchensoftware anzuschaffen. Weil das bisherige Programm vom Anbieter nicht mehr weiterentwickelt wird, muss eine neue Lösung gefunden und eingeführt werden. Das bietet zugleich die Chance, alle digitalen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. „Wir müssen das angehen und eine Lösung finden, die nicht nur für das nächste halbe Jahr funktioniert, sondern mittelfristig für alle Mitarbeiter im Büro und auf der Baustelle eine Erleichterung schafft“, betont Kramer.

Gerade auch für die Mitarbeiter draußen will er am Ende eine gute Lösung haben. Die Einbindung seiner Vorarbeiter sieht er deshalb als äußerst wichtig an. Er beobachtet, dass das sehr detailgenaue händische Erfassen von Baustellendaten am Handy aufwendig und zeitintensiv ist – und nicht immer beliebt bei den Mitarbeitern. Ein weiteres wichtiges Ziel besteht für ihn darin, eine bessere Datengrundlage zu schaffen für die Kalkulation. Denn je exakter die Baustellentagesberichte, umso besser sind die Daten für die Vorkalkulation.

Büning GaLaBau delegiert bereits an KI

Zügig vorangeschritten mit KI ist Ansgar Büning im Jahr 2024. Man könnte ihn als einen KI-Pionier der Branche bezeichnen. Der Geschäftsführer und Gründer von Büning GaLaBau in Borken-Weseke mit inzwischen 15 Mitarbeitern versteht sich zwar als Gärtner, hatte zugleich schon immer Spaß an Technik und IT. Über sein privates Umfeld bekommt er immer viel mit rund um die neuesten Entwicklungen: Sein Bruder arbeitet in der IT, ein guter Freund im Online-Marketing. „Ich hatte dadurch schon sehr früh von KI gehört, aber es schien für mich selbst noch sehr weit weg“, berichtet er.

Ab dem Frühling 2024 rückte es dann ganz schnell näher. Über eine Verbandsinformation des Verbands GaLaBau Nordrhein-Westfalen (VGL NRW) wurde Büning auf das Angebot von Hüttich Consulting zum Thema KI aufmerksam. Nach zwei, drei Online-Meetings mit Dr. Christian Hüttich entschied er sich, in den Prozess des Mentorings einzusteigen. Mitte März fand dann ein Workshop vor Ort in seinem Betrieb im Münsterland statt. Für die Teilnahme hatte er ausgewählte Mitarbeiter ernannt, weil er es der gesamten Belegschaft erst später als greifbare Lösung präsentieren wollte. Schließlich machten er, zwei Vorarbeiter und zwei Auszubildende bei dem firmeninternen Workshop mit.

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KI-Kulturwandel proaktiv vorbereiten

„Wir bereiten die Unternehmen darauf vor, dass sie die weitere Digitalisierung und den Einsatz von KI proaktiv angehen“, so beschreibt Hüttich die Philosophie, die hinter dem Mentoring mitsamt Workshops steht. Das sei Digitalisierung von innen nach außen. Es gehe nicht darum zu warten, bis von außen ein fertiges Produkt komme. „Mit KI entsteht eine neue Art des Arbeitens. Für diesen Kulturwandel müssen wir alle in der Firma mit auf die Reise nehmen, um die bisherigen Prozesse erfolgreich aus den Köpfen zu bekommen.“

Irgendwann solle sich jeder in der Firma, unabhängig von der Rolle des Einzelnen, im Arbeitsalltag fragen: „Wo und wie könnte ich mit KI einfacher arbeiten?“ Das sei zugleich das neue „Mindset“. So könne Unternehmertum in der Belegschaft, in der Fachsprache „Entrepreneurship“ genannt, initiiert werden. Es gehe um etwas Größeres, nicht nur um die Einführung von ein paar neuen KI-Tools. Für Hüttich lautet das neue Motto für jeden in der Firma: „KI first – wenn ich eine Aufgabe habe, dann überlege ich als erstes, ob mir KI dabei helfen kann.“

Tagesberichte per Spracheingabe mit ChatGPT

Aufbauend auf der KI-Matrix für seinen Betrieb startete Ansgar Büning die Entwicklung eines KI-Assistenten, der Baustellentagesberichte erstellt. „Die Innovation ist hier, dass man mit dem KI-Assistenten spricht“, erläutert Hüttich. „Apps für die Dateneingabe setzen sich nur dann durch, wenn sie intuitiv nutzbar sind.“ Die Benutzeroberfläche ist ein Sprachassistent, der mittels ChatGPT (dem Chatbot des Softwareunternehmens OpenAI) die eingesprochenen Informationen weiterverarbeitet.

Aufgrund der relativ niederschwelligen technischen Voraussetzungen entschied sich Büning für dieses Datenmodell. Er machte von Anfang an sehr gute Erfahrungen damit. Der KI-Assistent kann gesprochene Sprache verarbeiten und hat Zugriff auf die für die Aufgabe erforderlichen Daten. Bei den Baustellenrapports sind das zum Beispiel die Listen der Projekte, der Mitarbeiter und Geräte. „Die Listen werden dazu auf den Server hochgeladen. Man kann bei der KI einstellen, welche Datengrundlage sie durchsuchen soll“, so Büning. „Unseren KI-Baustellenassistenten nutzen inzwischen fast alle Vorarbeiter.“ Damit hat das Projekt die ersten Hürden genommen. Äußerst hilfreich dabei war, dass die Handwerker-App Craftnote bereits eine API (Schnittstelle) hatte, über die die neuen KI-Assistenten von Büning angeschlossen werden konnten.

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Niederschwellige KI-Tools ermöglichen schnelle Erfolgserlebnisse

Büning hat schon längst weitere Chatbots für andere Aufgaben gestartet und hat täglich neue Ideen, wie er seine Chatbots weiter trainieren kann, damit die Ergebnisse noch besser werden. „Niederschwellige KI-Tools kann man schnell realisieren, um überhaupt einen ersten Schritt in die neue Richtung zu gehen und nicht zu warten, bis eine große Branchenlösung kommt“, so Hüttich. Man sei auch nicht auf ChatGPT festgelegt. Auch ein WhatsApp-Kanal wäre eine Möglichkeit eines Eingangstores für einen KI-Baustellenassistenten. Das könnte für Firmen interessant sein, die WhatsApp bereits für die Kommunikation einsetzen. „Komplexere Fragestellungen sollten von den Branchensoftwarehäusern übernommen werden, weil sie die dafür erforderlichen komplexen Datenbankstrukturen haben“, so Hüttich.

KI-Baustellenassistenten auf Messe präsentiert

Im September 2024 hat Ansgar Büning auf einem Podium der GaLaBau-Messe seinen neuen Baustellenassistenten vorgestellt. Er zog sein Tablet aus der Tasche und führte vor, wie spielerisch und leicht er Baustellendaten mit KI erfassen und einen Tagesbericht erstellen kann. Dafür hat er einfach in das Tablet gesprochen, was die KI tun soll: „Erstelle den Tagesbericht für die Baustelle Becker.“ Dann zählte er auf, wer auf der Baustelle gearbeitet hat. „Es reichen Vornamen, denn die vollständigen Namen sind als Liste hinterlegt.“

„Leistungen positionsbezogen zu erfassen, geht jetzt auch viel einfacher“, freut sich Büning, der derzeit zehn Chatbots in der Nutzung hat. Die Grundprogrammierung ist immer gleich. Zum Beispiel nutzt er den KI-Assistenten auch, um die Packlisten für die Tagesplanung zu erstellen, wie etwa: „Ergänze bitte die Packliste für morgen für die Baustelle Becker um die Rüttelplatte.“ Der mit KI gesteuerte Baustellenassistent zeigt die Packliste im Anschluss für die genannte Baustelle für den gewählten Tag an. „Man kann in der Packliste noch angeben, wie viel von was für die Fahrt zur Baustelle geladen werden soll.“

Der KI-Assistent braucht Daten

In ChatGPT hat Büning in der Programmierfunktion die wesentlichen Stammdaten seines Betriebs hinterlegt. „Man gibt der KI vor, welche Datengrundlage sie nutzen soll“, erklärt er. Er achtet selbstverständlich darauf, dass es sich nicht um sensible Daten handelt. Ebenfalls werden der Auftrag und das LV als PDF aus der Branchensoftware exportiert und im Chatbot hinterlegt, weil diese Informationen für die Baustellentagesberichte wesentlich sind. „Wenn man die Daten hinterlegt hat, kann man der KI jederzeit Fragen stellen: Wie lange dürfen wir heute für eine bestimmte Leistung brauchen? Zum Beispiel in Relation zur Anzahl der Mitarbeiter auf der Baustelle?“

Wenn Zusatzleistungen überraschend hinzukommen – kein Problem! „Dann kann ich einfach einen zweiten Rapport für die Zusatzaufgaben machen – und bin nach zwei Minuten fertig.“ Korrekturen und spontane Änderungen sind jederzeit möglich, man muss es der KI nur sagen.

Herausforderungen auch abhängig von Betriebsgröße

Auch bei Kramer Garten ging der Impuls vom Newsletter des VGL NRW aus und führte zu einem Workshop mit Hüttich Consulting. So beschreibt Thomas Kramer die Vision für den KI-MVP, der sich dabei herauskristallisiert hat: „Vom Lagerlieferschein bis zur erbrachten Leistungsposition: Wir wollen alles ganz einfach per Sprachnachricht erfassen. Tippen und Navigieren auf Benutzeroberflächen soll so weit wie möglich entfallen. Die erfassten Informationen werden dann automatisch im richtigen Projektordner abgelegt. Ebenso werden im Lager die Daten richtig zugeordnet. Das führt zu einer Entlastung von Büro und Baustelle.“

Er hat insgesamt bereits einen höheren vierstelligen Betrag investiert, rein für die Abklärung: „Was will ich? Wo kann ich mir das Tagesgeschäft erleichtern? Wie kann mir KI dabei helfen?“ Er hält die Investition für sehr sinnvoll, weil dieser erste Schritt notwendig ist, um das Ziel zu finden und genau zu definieren. Er hat sich dabei auch von Hüttich zeigen lassen, wie schnell im Grunde Chatbots „gebaut“ werden können, wenn man weiß wie es geht. „Innerhalb von 15 Minuten hat Christian Hüttich aus der internen Firmenbroschüre für die Mitarbeiter einen Chatbot gebaut, der nach dem Frage-Antwort-Prinzip funktioniert und natürlich viel einfacher nutzbar ist. Dasselbe könnten wir auch mit der Pflegebroschüre, die sich an Kunden richtet, machen.“

Anbindung von KI-Assistenten an Branchensoftware noch offen

Kramer und seine Teams haben auch KI-Sprachassistenten getestet, doch die ersten Versuche konnten sie noch nicht überzeugen. „Das war für uns noch nicht so rund. Im Arbeitsalltag nützt uns das so noch nichts“, berichtet er. „Die KI kann zwar einiges, wie Listen filtern und durchsuchen. Doch wir müssen erst noch eine Menge an Vorarbeit leisten, um der KI eine gute Datengrundlage zur Verfügung zu stellen. Bei uns steht jetzt erst einmal die Entscheidung an, wie es grundsätzlich weitergeht mit der Branchensoftware, und wie die KI-Tools daran angebunden werden können.“ Diese soll dann auch eine Schnittstelle zur KI haben, sodass die über den Sprachassistenten erfassten Informationen in das betriebliche Datenmanagement zielgerichtet und automatisiert einfließen, um wirklich Zeit bei der manuellen Datenverarbeitung zu sparen.

Dass die Anforderungen an die Lösungen sehr unterschiedlich sind, weiß Hüttich: „Je größer das Unternehmen, desto komplexer ist die vorhandene Softwarelandschaft und umso umfangreicher ist es, einen KI-Assistenten mal eben einzubauen.“ Weil dieses Zusammenwirken der verschiedenen Systeme und Softwarelösungen in der Firma derzeit ein sehr komplexes Gebilde ist, hat Kramer sogar schon überlegt, „selbst eine Software für die Firma zu basteln, aber das wäre viel zu teuer.“ Außerdem will er beim Datenschutz auf Nummer sicher gehen: „Bei KI ist auch die Frage zu klären: offenes oder geschlossenes System?“ Aus seiner Sicht bestehen Unwägbarkeiten, ob bei frei verfügbaren Datenmodellen nicht doch Dritte an die Datengrundlage, die die Firma zur Verfügung stellt, indirekt herankommen – denn das will er auf keinen Fall.

Greenware bringt eigene KI-Anwendungen heraus

Das ist im Moment noch die Krux: Für eine perfekte Lösung müssen die KI-Assistenten Zugriff auf alle wichtigen Daten im Betrieb haben. Greenware-Geschäftsführer Martins erläutert dazu: „Die großen Tech-Konzerne geben meist an, bei bezahltem Zugang die Daten der Benutzer nicht zu verwenden, um ihre eigenen KI-Modelle zu trainieren. Doch das ist schwer überprüfbar.“ Greenware kann die notwendige API für die Anbindung von Chatbots an die Branchensoftware zwar anbieten, feilt aber an einer eigenen, größeren Vision: „Wir sehen KI künftig als einen integralen Bestandteil der Branchensoftware an“, so Martins.

Greenware arbeitet bereits an eigenen KI-Anwendungen und plant, die ersten im Laufe des Jahres 2025 herauszubringen. „Die Performance wird natürlich nicht vergleichbar sein mit der von internationalen Tech-Konzernen. Unsere KI-Anwendungen werden jedoch unabhängig und sicherer sein“, betont er. Aktuell findet er es wichtig, sich nicht auf ein KI-System eines Anbieters festzulegen: „Es wäre nicht gut, in der aktuellen Situation der rasanten Entwicklungen nur auf ein Pferd zu setzen.“

Mit ValueMiner setzt Greenware eine Technologie ein, mit der es möglich ist, die Zugriffe und Berechtigungen zu steuern – wer also welche Zugriffsrechte hat, kann der Betrieb selbst bestimmen. Die Branchensoftware von Greenware wird zu einem Baukastensystem in der Cloud. Zugleich bietet die neue Plattform mit den Modulen (Apps) individuelle Anpassungen gemäß der Wünsche des einzelnen GaLaBau-Unternehmens, die relativ schnell und ohne großen Entwicklungsaufwand möglich sind.

Gemeinsam die Chancen von KI erschließen

An dieser Entwicklung will Kramer Garten beteiligt sein und sieht Greenware als einen guten möglichen Partner für eine Branchensoftware mit integrierter KI. „Dann kommt noch Hüttich Consulting hinzu als weiterer Verbündeter – gemeinsam werden wir eine gute Lösung schaffen, davon bin ich überzeugt“, sagt Thomas Kramer. So sieht das auch Ansgar Büning, der gemeinsam mit Christian Hüttich ein Workshop-Format speziell für Garten- und Landschaftsbauunternehmer konzipiert hat, welche von KI profitieren wollen.

Miguel Martins sieht die Branche insgesamt vor einem technologischen Quantensprung, der nur mit vereinten Kräften zu schaffen sei: „Wir müssen jetzt gemeinsam die Basis schaffen für ein KI-Datenmodell, das trainiert ist auf die GaLaBau-Branche.“ Dafür müssten Verbände, Hochschulen und GaLaBau-Unternehmen gemeinsam einen branchenspezifischen „Datenraum“ aufbauen. Ein aktiver Austausch zu KI zwischen allen wichtigen Akteuren im GaLaBau ist somit wesentlich für den nächsten großen Schritt.