Fahrtkostenerstattungen müssen dokumentiert werden

Das Finanzgericht des Saarlandes hat in einem Urteil klargestellt, dass Fahrtkostenerstattungen nur dann nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei sind, wenn der Arbeitgeber zeitnah eine Dokumentation der Dienstreise erstellt und in der Lohnakte des Mitarbeiters archiviert hat. Dazu gehören Fahrt- und Übernachtungskosten Verpflegungsmehraufwendungen sonstige erstattete Kosten. Zwar dürfen im Lohnkonto alle Beträge in einer Summe ausgewiesen werden (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV). Das entbindet den Arbeitgeber jedoch nicht davon, nachweisen zu können, welche konkreten Einzelposten angefallen waren. Die Unterlagen müssen eine Überprüfung im Hinblick auf die korrekte Berechnung sowie die Steuerfreiheit des ausgezahlten Fahrtkostenersatzes ermöglichen. Das...