Mit Apps und Software durch den Auftrag

Leitfaden für die Landkarte

Unsere digitale Landkarte führt Sie interaktiv vom Erstkontakt bis zur Nachkalkulation in 15 Schritten durch einen fiktiven Auftrag. Zu jedem Schritt finden Sie online Infos zu Branchenprogrammen, zu unterstützenden und ergänzenden Software-Anwendungen, zu Apps und Videos. Einfach die QR-Codes scannen und los geht’s. Dabei haben wir die Daten im Januar 2024 noch einmal aktualisiert.

Felix Grünwald ist Inhaber eines GaLaBau-Betriebes, der sich auf Gartengestaltung und -pflege bei Privatkunden spezialisiert hat. Eines Tages ruft Peter Meyer an und möchte seinen Garten umgestalten lassen. Grünwald nimmt den Anruf entgegen, macht Notizen und trägt die Kontaktdaten ins CRM-System (Customer-Relationship-Management) ein. An dieser zentralen Sammelstelle können alle Informationen über einen Kunden gespeichert werden, von der Adresse bis zu beliebigen Stichworten und Notizen. Auch Termine lassen sich damit planen.

Die meisten Branchensoftware-Anbieter haben CRM-Systeme in ihre Programme integriert oder bieten Module an. Es gibt allerdings auch separate CRM-Tools, die sich über Schnittstellen an andere Programme anbinden lassen.

Felix Grünwald besucht Familie Meyer – und hat sein Tablet im Gepäck. Für den potenziellen Kunden gibt es bereits einen digitalen Ordner, in dem alle Notizen, Fotos und Informationen abgelegt werden, die Grünwald bei diesem Besuch sammelt. Dazu kann er mobile Lösungen seines Branchenprogramms nutzen oder spezielle Notizen-Apps. Beim Gespräch hat er schon Ideen, die er auf seinem Tablet in einem Zeichenprogramm kurz skizziert.

Den Termin beim Kunden nutzt Felix Grünwald gleich für das Aufmaß. Dafür genügt schon ein Smartphone. Eine weitere Möglichkeit sind handliche GPS-Systeme, für deren Bedienung eine Person genügt. Je nach Projekt kommen auch Lasermessgerät oder Drohne zum Einsatz. Die Messdaten lassen sich – zum Teil auch schon vor Ort – in Aufmaßskizzen umwandeln, die direkt in eine CAD-Software überführt werden können. Die Ergebnisse lassen sich auch über Schnittstellen in diverse Branchenprogramme übernehmen.

Familie Meyer möchte von Felix Grünwald eine Planung für den zukünftigen Garten haben und wissen, mit welchen Kosten sie zu rechnen hat. Spätestens jetzt wird aus dem Kundenordner eine digitale Bauakte. Dort findet sich alles, was zum Projekt gehört – entweder physisch als Dokument oder mit einem Link verknüpft. Idealerweise ist ein Dokument nicht doppelt und dreifach vorhanden, sondern nur ein einziges Mal. Über die Suchfunktion können sie nach verschiedenen Kriterien gefunden werden. Apps der Softwareanbieter erlauben mobilen Zugriff. Alternativ zu einer Branchenlösung gibt es auch spezielle Dokumentenmanagementsysteme.

Für die Planung von Meyers Hausgarten nutzt Grünwald eine CAD-Software. Zweidimensionale Pläne, dreidimensionale Modelle, die Präsentation als Video, kombiniert mit Handzeichnungen oder gar ein Rundgang durch den eigenen Garten mit einer AR-Brille – je nach Programmausstattung lassen sich die Ergebnisse auf verschiedenste Art wiedergeben. Mengen und Massendaten können in die Branchenprogramme übernommen werden.

Felix Grünwald hat für die Gartenplanung zwei Entwürfe angefertigt und ermittelt die Kosten. In Branchenprogrammen ist es entweder in der Grundversion oder mit entsprechenden Modulen möglich, die Angebote zu kalkulieren. Zu Beginn seiner Tätigkeit hat Grünwald auf bestehende Leistungskataloge zurückgegriffen, mittlerweile hat er den Leistungen betriebsinterne Preise hinterlegt. Aus dem Leistungsverzeichnis (LV) zur Planung erstellt Grünwald mit wenigen Klicks das aktuelle Angebot. Mit Entwurf und Angebot geht es wieder zu den Meyers. Änderungswünsche, die sich bei der Präsentation ergeben, werden sofort in LV und Angebot übernommen.

Schon während der Angebotserstellung hat Grünwald direkt aus der Branchensoftware heraus aktuelle Preise bei den Lieferanten angefragt. Der Landschaftsgärtner nutzt dazu das gesamte Lieferantenspektrum – vom Baustoffhändler bis zu Online-Materialbörsen.

Sein Lager hat Grünwald ebenfalls digital organisiert und gehört damit – noch – zu den Vorreitern in der Branche. Immerhin gibt es in einem durchschnittlichen GaLaBau-Betrieb mehr als 2.000 Artikel, wenn auch nicht alle vorrätig sein müssen. Bestellen, bezahlen, wegräumen, wiederfinden, verarbeiten, warten, nachbestellen oder Restmengen zurücksenden – all das gehört zur Warenwirtschaft dazu. Grünwald setzt zur Lagerverwaltung RFID-Chips ein. Alternativen sind Karten, QR-Codes oder Barcodes. Auch Branchenprogramme verfügen über Module zur Lager- und Bestandsverwaltung.

In der Kalkulation sind Zeitvorgaben für die einzelnen Leistungen enthalten. Sie sind die Basis für die Planung der Baustellen. Mitarbeiter, Maschinen und Material verwaltet Grünwald ebenfalls digital. Ist etwas doppelt verplant, wird ein Mitarbeiter krank oder muss eine Maschine zur Reparatur, wird Grünwald sofort angezeigt, dass etwas nicht stimmt. Material, zum Beispiel Schüttgüter, lässt sich Felix Grünwald just-in-time auf die Baustelle liefern, andere Waren, darunter auch solche, bei denen Preissteigerungen oder Lieferengpässe zu erwarten sind, hat er in seinem Lager bevorratet. Die Mitarbeiter wissen anhand einer digitalen Plantafel, wann sie wo und mit wem unterwegs sind und wie lange die jeweilige Baustelle geplant ist. Zur Baustellenplanung nutzt Grünwald ein Programm, das seine Branchensoftware um viele praktische Funktionen ergänzt.

Welche Maschinen habe ich, wo befinden sie sich, wann waren sie wo im Einsatz, wann stehen die nächsten Wartungstermine an – diese und andere Informationen lassen sich digital erfassen und verwalten. Im Moment ist es für Felix Grünwald nur wichtig, zu wissen, wo und für wie lange sich eine Maschine oder ein Gerät auf einer Baustelle befinden. Allerdings denkt er schon seit einiger Zeit über eine Möglichkeit nach, seine Maschinen zu orten – in erster Linie zur Diebstahlsicherung.

Eine digitale Maschinensteuerung kommt für Felix Grünwald aktuell nicht in Frage, auch wenn er bereits ein CAD-Programm und eine Totalstation hat. Beides ist nötig, um diese Technologie zu nutzen. Noch sind Grünwalds Baustellen zu klein. Doch er beobachtet interessiert, dass Baumaschinenhersteller schon in kleine Maschinen Assistenzsysteme einbauen, die beispielsweise anzeigen, wenn beim Aushub die Zieltiefe erreicht ist.

Die Erfassung der Arbeitszeit ist sowohl für die Lohnbuchhaltung als auch für die Nachkalkulation wichtig. Die Auswahl an Zeiterfassungsprogrammen und Modulen ist riesig – sie reicht von den Modulen der Branchenprogramme bis zu Anbietern von Zeiterfassungssoftware. Felix Grünwald und seine Mitarbeiter nutzen eine Zeiterfassungsapp, mit der jeder seine Arbeitszeit am Smartphone selbst eingeben kann. Die Vorarbeiter wiederum sind gefragt, wenn es darum geht, den Zeiten die Leistungen und Maschinenlaufzeiten zuzuordnen.

Die Tagesberichte sind nicht nur Basis für die Abrechnung, aus ihnen gehen auch der Baufortschritt und damit der tatsächliche Fertigstellungstermin hervor. Felix Grünwald hat die Baustellen seiner Kolonnen in seinem Programm verknüpft. Dauert ein Projekt länger als geplant, verschiebt sich der Beginn der darauffolgenden Baustelle automatisch. Der Baufortschritt wird regelmäßig mit Protokollen und Fotos dokumentiert, die automatisch in die digitale Bauakte wandern.

Die Baustelle ist fertig, die Abnahme ist erfolgt – nun kann die Endabrechnung erfolgen. Mengen und Massen aus der Planung wurden im Bauverlauf immer wieder aktualisiert, Zusatzarbeiten für den Kunden korrekt dokumentiert und von diesem unterschrieben. Zeiten und Leistungen können anhand der Tagesberichte exakt nachgewiesen werden. Das Branchenprogramm von Felix Grünwald hat alle erforderlichen Daten, um schnell und unkompliziert die Schlussrechnung für Familie Meyer zu erstellen. Bereits erfolgte Abschlagszahlungen werden dabei berücksichtigt.

Die einfachste Form der Nachkalkulation ist der Vergleich der Plankosten mit den tatsächlichen Kosten. Felix Grünwald möchte mehr wissen, denn jede Baustelle bringt neue Erkenntnisse, die ihm helfen, seine Vorkalkulation und die Projektplanung zu optimieren. Sind Materialkosten, Arbeits- und Maschinenstunden und Stundenlohnarbeiten erfasst, lassen sich diese Daten oft mit einem Knopfdruck direkt in die Nachkalkulation des Branchenprogramms übernehmen.

Auch lange nach dem Bau des Gartens hat Grünwald regelmäßig Kontakt zum Kunden. Seine Mitarbeiter sind zweimal jährlich im Garten, um Stauden zu pflegen und Gehölze zu schneiden. Bevor der erste Frost kommt, werden der Teich und die Bewässerungsanlage winterfest gemacht. Die Wintersaison wird zudem dazu genutzt, den Mähroboter zu warten, damit er im Frühjahr wieder einsatzbereit ist. Der „smarte“ Garten bietet Grünwald jede Menge Möglichkeiten, zusätzliche Dienstleistungen anzubieten.

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