Wenn Excel an seine Grenzen stößt

Hecke schneiden, Pool einwintern, Terrassenplatte reparieren – Kleinaufträge und Wartungsarbeiten sind für viele Betriebe nicht nur ein lukratives Zusatzgeschäft, sondern auch wirtschaftlich notwendig. Dazu kommt: Die Zahl älterer Menschen, die Unterstützung bei Gartenarbeiten benötigen, steigt – und damit auch der Bedarf an Serviceleistungen.

Viele Aufträge, wenig Überblick

Deren Organisation stellt den GaLaBau-Betrieb vor Herausforderungen: kurze Einsatzzeiten, wechselnde Teams, viele Kundenkontakte und ein hoher Koordinationsaufwand im Büro, um die Aufträge effizient zu planen. In der Praxis erfolgt die Einsatzplanung häufig noch über Excel-Tabellen. Diese werden manuell gepflegt, intern verteilt und regelmäßig aktualisiert. Mitarbeiter organisieren Termine teilweise selbst vor Ort, Kunden rufen parallel im Büro an, um Einsatzzeiten zu klären. Die Folge sind Medienbrüche, fehlende Transparenz und ein hoher Kommunikationsaufwand. Nicht selten entstehen Leerläufe. Arbeiten werden nicht vollständig dokumentiert oder abgerechnet, und wertvolle Arbeitszeit geht durch Abstimmungen und Telefonate verloren.

Jan Eskildsen © Eskildsen Gärten

Vor dieser Situation stand man auch bei Eskildsen Gärten Konzepte in Bad Malente. Digitale Lösungen zur Auftragsorganisation gibt es bereits auf dem Markt. Allerdings waren sie für die Bedürfnisse des schleswig-holsteinischen Unternehmens zu umfangreich und nicht selten in der Handhabung zu kompliziert. Planung, Kommunikation und Dokumentation mit einem Tool, das leicht zu bedienen ist – das war der Wunsch von Geschäftsführer Torsten Evers und Betriebsleiter Jan Eskildsen. Kurzerhand beschlossen sie, eine Lösung zu entwickeln, die zu den Anforderungen des Unternehmens passt.

Entwickelt aus dem betrieblichen Alltag

Ergebnis ist die Software „HandwerkerFlow“, die direkt aus den Anforderungen eines GalaBau-Unternehmens heraus entwickelt wurde. Entscheidend für den tatsächlichen Nutzen ist dabei weniger die Technik selbst als die konsequente Einbindung in die betrieblichen Abläufe. Nur wenn Mitarbeiter die digitalen Werkzeuge aktiv nutzen und Prozesse klar definiert sind, lassen sich Leerläufe reduzieren und Verwaltungsaufwand nachhaltig senken.

HandwerkerFlow richtet sich vor allem an Firmen mit einem hohen Anteil an Klein- und Wartungsaufträgen und setzt auf eine cloudbasierte Struktur. Das hat die morgendliche Routine bei Eskildsen Gärten Konzepte erheblich verändert. Bestand der Morgen bislang vor allem aus der Aktualisierung von Excel-Tabellen, deren manueller Übertragung und langen Besprechungen, werden in HandwerkerFlow die Aufträge zentral angelegt und den Teams digital zugewiesen. Dabei werden auch Feiertage und Urlaubszeiten von Mitarbeitern berücksichtigt.

Kunden werden automatisch über Termine informiert, Einsatzzeiten direkt über eine Start-/Stopp-Funktion erfasst und dokumentiert. Alle Details, die die Mitarbeitenden für den Auftrag benötigen – von der Adresse über Dokumente bis zu Bildern – befinden sich in der App, die über Tablet oder Smartphone aufgerufen und bedient wird. Notizen lassen sich per Tastatur oder Sprache eingeben – die Textumwandlung erfolgt dann automatisch. Die Synchronisation bei Änderungen erfolgt in Echtzeit.

Für alle Betriebsgrößen

Um die Einstiegshürde niedrig zu halten, kann HandwerkerFlow 14 Tage kostenlos getestet werden. Die Abrechnung erfolgt anschließend monatlich (ab 69 €) und ist nach Teamgrößen gestaffelt. Laut Eskildsen ist die Einrichtung in wenigen Minuten erledigt, sodass Betriebe ohne größeren IT-Aufwand starten können. Für ihn bedeutet der Einsatz von „HandwerkerFlow“ nach eigenen Aussagen eine Zeitersparnis von rund zwei Stunden täglich im Büro. Leerläufe werden vermieden, Aufträge lückenlos abgerechnet und die Ressourcen Zeit und Personal bestmöglich genutzt. Die Mitarbeiter wiederum profitieren von einer klaren Auftragsübersicht, einfacher Bedienbarkeit und haben letztlich mehr produktive Stunden beim Kunden.